情報共有はあらゆる事業の核となる業務のひとつですが、近年はITツールを活用した情報共有の改善が各社で進んでいます。
特にクラウドツールを活用した情報共有体制の刷新が進められており、仕組みづくりを通じたコミュニケーションや人間関係の改善にも繋がっています。
今回は、情報共有においてクラウドツールがどのように活躍をするのかや、情報共有体制の改善がコミュニケーションの改善へどのように影響するのかについて詳しくご紹介します。
情報共有が重視される背景
情報共有は日々当たり前のように行われている取り組みですが、近年になって一段と重視されるようになってきています。より優れた情報共有を実現できるよう各企業が動いている理由として、以下の背景が挙げられます。
働き方が多様化しているため
1つ目の理由は、働き方が多様化しているためです。リモートワークやフレックス制度の導入、あるいはワーケーションなど、全ての社員が必ずしも同じ時間に同じオフィスで働いているとは限らなくなったことで、対面以外のコミュニケーション機会が飛躍的に増加しました。
特にWeb会議の実施機会は新型コロナウイルスの感染拡大も後押しして、大幅に増加しています。もはやオンラインでの情報共有のほうが主流となっている企業も増え、コミュニケーションのあり方にも変化が現れています。
このようなオンライン主体の環境においては、対面でのコミュニケーションを実施するハードルが高まり、よほどの用事でなければ負担の大きい手続きとなります。情報共有は、デジタルツールを活用して効率化された“無駄もなければ負担も小さい手続き”が好まれるようになり、働き方の改革がコミュニケーションにも大きな影響を与えていることがわかります。
サイバー犯罪が増加しているため
2つ目の背景は、サイバー犯罪の増加です。企業の情報流出やシステムへの攻撃を狙うサイバー犯罪は年々増加傾向にあり、その手口も高度になりつつあります。調査によると、2021年から1年間で攻撃を受けた被害者の数は推定で1,620万人にのぼるとされており、総被害額は320億円と、前年比で100億円もの被害額増大が確認されました。
参考：日本のサイバー犯罪被害額、前年より約100億円増加‐8割が「対策方法わからない」
また、サイバー犯罪のターゲットとして企業が狙われる傾向も強まっており、一度のサイバー攻撃で価値の高い情報や大量の個人情報を得られることから、企業や行政が血眼になって対策に取り組んでいるのが現状です。
セキュリティレベルの高い情報共有システムを導入し、サイバー攻撃の被害を最小限に抑える取り組みが必要とされています。
最新の情報共有ツールが活躍しているため
3つ目の理由は、情報共有ツールのラインナップが豊富になり、その性能も向上していることです。
メールのように簡素な連絡手段だけでなく、クラウド経由でファイル共有が行えたり、チャット形式でコミュニケーションができるツールを安価に利用できたりと、多くの利点を備えたツールが各組織に導入された結果、情報共有のあり方が大きく変容しました。
社外とのやりとりには、昔ながらの対面コミュニケーションやメールや電話を使った情報共有が便利な機会も多いものですが、社内での情報共有においてはこのような最新のツールを使ったほうがさまざまな面で多くの利点をもたらします。
情報共有の改善がもたらすメリット
最新の情報共有ツールを使った業務改善は、具体的にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。主な利点についてここで確認しておきましょう。
業務効率化につながる
1つ目のメリットは、業務の効率化です。連絡したいことや質問したいことがあるたびに、メールを送信したり電話をしたりするのは効率が悪いために時間を必要とします。常にどのデバイスから連絡が来ても良いように備えておかなければならないことも現場にとっては負担です。
情報共有の改善手段としてあらゆるコミュニケーションを1つのツールに一本化することで、現場の混乱を抑え円滑な情報共有が行えるようになります。用途に応じてツールをあれこれと切り替える必要がなくなるので、余計なタイムロスの解消効果も期待できます。
ケアレスミスの解消につながる
2つ目のメリットは、ケアレスミスの解消につながるということです。複数のツールを使って連絡を取り合っていると、いつ・誰からどんな連絡が来たのかを忘れてしまったり、緊急のメールを見逃してしまったりすることも珍しくありません。
こういった事態を回避するうえで、情報共有ツールの導入は非常に有効です。あらゆる連絡を一本化することで、誰からの連絡も見逃さずに済みます。また、要件をタスク化して、ToDoリストへ自動で登録するといった機能を備えるツールも存在します。
情報共有の改善によって、社員のうっかりミスや返信忘れの解消、ひいては円滑な業務遂行を促すことが可能です。
セキュリティを強化できる
3つ目のメリットは、セキュリティの強化です。外部から容易に送信が可能なメールの場合、マルウェアが添付されたメールを開いてしまうことで、社用PCがサイバー攻撃の糸口となってしまうケースも考えられます。
情報共有はメールではなく専用のチャットツールによって行うことで、不審なメールが届いたり誤って開封したりするのを防ぎ、余計なリスクの回避につながります。
チームワークの改善に貢献する
4つ目のメリットは、チームワークの改善です。情報共有がツール導入によって円滑になれば、主体的に報連相を実行するモチベーションが高まり、チームワークの向上につながります。
連絡そのものが億劫な仕組みだと、うまくチームワークを発揮することは困難ですが、このような問題を解消することでコミュニケーションの活性化を促し、社員の個性を活かしたプロジェクトの実施を促進します。
情報共有を最適化するためのアプローチ
情報共有を最適化するためには、主に以下の3つのアプローチによって実現するのが理想です。
情報共有に関するルールを見直す
1つ目のアプローチは、情報共有に関するルールの見直しです。TPOに応じてどのようなツールを使うかを明確に定義づけることで、社内における情報共有の煩雑さやハードルの高さを解消するきっかけが得られます。
社内での連絡にはチャットツールを、社外とのやりとりは電話やメールを使うなどと明確に規定し、行き当たりばったりでコミュニケーションを取らないことが大切です。
情報共有ツールを活用する
2つ目のアプローチは、新たな情報共有ツールの活用です。まだ自社で電話やメール以外の情報共有ツールを活用していない場合、新しいツール導入も前向きに検討するべきでしょう。
特に近年はクラウド形式で利用できるサービスが多数登場しており、初期費用を抑えてしかも安全に情報を共有できる仕組みを誰でも簡単に整備できます。最新のツールをフル活用して、コストパフォーマンスの面でも優れた組織へと生まれ変わりましょう。
コミュニケーションのあり方を見直す
3つ目のアプローチは、コミュニケーションのあり方を見直すことです。そもそも日頃から正しく社員同士で会話や情報共有ができているか、リモートワークだからといって疎遠になりすぎていないか、逆に厚かましく過剰なコミュニケーションとなっていないかなどに注意する必要があります。
ビジネスに必要な人間関係を構築しながらも、過剰な干渉が発生しないよう、適度な距離感で安心して業務に取り組める環境づくりも情報共有の改善には重要です。
情報共有の密度を高めるには“コミュニケーション”が重要
働き方の刷新や技術革新に伴い、近年は多くの企業でコミュニケーションの正しいあり方についての関心も高まっています。
HR総研が発表した資料によると、社内でコミュニケーションに問題を抱えている場合、回答した9割の企業が「迅速な情報共有」に支障をきたすと考えています。過剰な人間関係はハラスメントにもつながりかねませんが、かといって希薄すぎる人間関係も支障をきたすため、適度な人間関係を構築し情報共有の密度を高める必要があるでしょう。
参考：HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告
情報共有のルール設定やツールの活用は、基本的なコミュニケーションをサポートするための施策と考えるのが適切です。
コミュニケーションを改善するためのアプローチ
コミュニケーションの改善は日々の情報共有の密度を支えるうえで重要な役割を果たします。ここでは、基本的な人間関係を構築するのに役立つ主なアプローチをご紹介します。
研修やワークショップを実施する
1つ目の取り組みは、研修やワークショップの開催です。新人向けの業務研修や模擬的なワークショップを新入社員に実施することは、仕事を教えるための取り組みであるだけでなく、取り組みを通じて信頼できる関係を構築することにも役立ちます。
また、中堅以降の社員に向けても管理職向け・幹部候補生向けワークショップやツール導入に伴う研修を通じてコミュニケーションのあり方を見直すことで、人間関係の構築力を身につけたり、取り組みを通じて信頼関係を構築したりすることができます。
1on1ミーティングを実施する
2つ目の取り組みは、1on1ミーティングです。これは上司と部下が定期的に個人面談を行い、現在の仕事の様子や将来のプランについて、部下が上司に相談するための機会を設ける取り組みです。
上司は部下のモチベーションや「やりたいこと」を直に把握することができるため、より効果的な人員配置や人間関係の構築に役立てることができます。逆に部下の方もキャリアに関する相談ができたり、自分の得手不得手について整理する時間を設けられるため、自身にとってさまざまな面でプラスとなることが期待できます。
また、1on1ミーティングは定期的に実行することで、その後の変化に応じた対応ができたり、人間関係に厚みをもたらせられるため、長期的に実践すべき施策とも言えるでしょう。
サンクスカードを導入する
3つ目の取り組みは、サンクスカードです。サンクスカードは社員が日頃の業務において感じている感謝の気持ちをカードにまとめ、お互いに渡し合うレクリエーションです。
サンクスカードを渡し合うことは、お互いに自分が達成していることを確認しあったり、長所を認め合ったりすることができる貴重な機会です。社員のモチベーションを高めるうえでも有用な取り組みといえるでしょう。
コミュニケーションツールを活用する
4つ目の取り組みは、コミュニケーションツールの導入です。社内SNSやチャットツールは、単に便利なだけではなくコミュニケーションの活性化にも役立ちます。
メールであれば必要最低限の質疑応答や情報共有にのみ使われることが多いですが、SNSとして日常的な情報の交換に活用できれば、従業員同士のコミュニケーション活性化に効果が見込めます。また、気軽に発言できる場を作るという意味でも、コミュニケーションツールの導入は有効といえるでしょう。
ビジネスチャット「WowTalk」なら情報共有も簡単
本記事では、情報共有を改善することのメリットや日頃のコミュニケーションを大切にしなければならない理由をご紹介しました。
組織がチームワークを発揮するうえでは、お互いにふと思ったことを伝え合ったり、称えあったりする場を設けることが重要で、1on1ミーティングやサンクスカードといった施策は多くのスタートアップ企業でも実践されています。
また、コミュニケーションツールのような実務的なサービスの導入も、情報共有の業務効率化はもちろんコミュニケーションの活性化には有用です。
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社内のコミュニケーションを活発にし、情報共有を円滑にしたいとお考えの際にはぜひお気軽にご相談ください。
