円滑な組織活動を継続するうえで、従業員同士のコミュニケーションは不可欠です。業務上のやりとりはもちろんのこと、コミュニケーションを通じてお互いのことをよく理解することで、意思決定を円滑に進めたり、チームワークを発揮したりすることができます。
今回は、あらゆる業界においてコミュニケーションが仕事の面でどんな役割を果たすのかについてや、どうすれば仕事上のコミュニケーションを改善することができるのかについて、そのポイントをご紹介します。
業務上必要なコミュニケーションとは
そもそも、私たちは職場でどのようなコミュニケーションを必要としているのでしょうか。仕事をしていると必要になるコミュニケーションとして、以下の2つが挙げられます。
報・連・相の徹底
1つ目のコミュニケーションは、報・連・相の徹底です。いわゆる報告・連絡・相談の3種類の情報共有を指す言葉ですが、これらはあらゆる業務の、多様なシチュエーションで求められる、コミュニケーションの基本です。
業務についての進捗を共有する報告は、上司や同僚にリアルタイムでプロジェクトの動向を伝え、トラブルが起こっていないかを確認するために必要です。連絡は業務上の情報共有全般を指し、組織全体とコミュニケーションをとることで、啓蒙や有益な情報の交換に役立ちます。相談は、自分一人では判断しかねるトラブルが発生した場合や、キャリアについての悩みなどを上司に伝えるもので、思わぬミスをあらかじめ防いだり、円滑な働き方を実現したりするのに役立ちます。
報・連・相が全社的に取り組めていないと感じる場合、仕事上のコミュニケーションにおいて何らかの問題を抱えていると考えるべきでしょう。
信頼関係に裏付けられた質問や提案
社員同士の信頼関係が醸成されていくと、報・連・相をより発展させた形でコミュニケーションが行えます。上下関係を問わず気になった点を質問したり、懐疑的な意見を提示したり、新しいプランを提案したりといったコミュニケーションが出てくるでしょう。
上下関係が厳しく、同僚同士の距離も遠いとなると、プロジェクトに問題を抱えていると気づいた人が出てきても、それを伝えるのが遅れてしまうケースも出てきます。「自分が発言しても問題ない」という空気や人間関係を構築できれば、素直な意見を主体的に社員から発し、プロジェクトを事前に改善へ導くことも可能です。
コミュニケーションの活性化は、仕事の義務的な範囲を超え、主体的に業務へコミットしてくれる態度を生み出すことができるでしょう。
仕事上のコミュニケーションが重視される背景
組織的な活動は今になって始まったことではありませんが、近年はますますコミュニケーションの活性化が必要とされています。コミュニケーションが重視されるようになった背景として、以下の2つが考えられます。
働き方の多様化
1つは、働き方の多様化です。従来のオフィスワークに限らず、今日では自宅やサテライトオフィスから業務に携わるテレワーク、あるいはバケーション先から業務に従事するワーケーションと、社員が多様な拠点に点在しているケースが増えています。
また、フレックス出社の導入や産休の取得、有給の取得も活性化し、常に同じ社員が同じ場所にいるとは限らなくなっています。積極的なコミュニケーションを社員同士がとることで、お互いのスケジュールや今後の就業状況を把握できるようにしておかなければなりません。
自分とは異なる条件や場所で働いている人が主流になっても以前と同様か、それ以上のパフォーマンスを発揮するための環境づくりが求められています。
コミュニケーション手段の多様化
コミュニケーションの方法が多様化していることも、注目が集まっているひとつの理由です。従来の社員同士のコミュニケーション手段は限定的で、口頭での情報共有に加え、電話やメール、FAXが時々使われているというものが一般的でした。
近年ではインターネットが広く普及し高速化したことで、多様なWebツールの導入も各社で進んでいます。その中で、社内SNSやビジネスチャット、Web会議ツールなど、多くのサービスを必要に応じて使い分けることが推奨されています。運用方法やコミュニケーションの常識も微妙に異なることから、それらの導入や対応に追われ、正しいコミュニケーションの基準があやふやになっているケースも懸念されます。
コミュニケーション改善が仕事にもたらすメリット
それでは、社内のコミュニケーションを改善することで、具体的にどのようなメリットが仕事に発生するのでしょうか。
業務効率化により、生産性が向上する
1つ目のメリットは、業務の効率化です。報・連・相を必要に応じて最適な手段で、最適なアプローチで実現することにより、円滑な情報共有が可能になります。
上司への定期報告はメールやチャットで、緊急の連絡はWeb懐疑ツールや電話で、相談についてはビデオ会議や対面で実施するなど、どのツールでどんなやり取りをするかが明らかになっていると、現場の混乱を回避することができます。
コミュニケーションは社員の心持ちや姿勢が重視される傾向にありますが、大前提として「どのようなコミュニケーション手段を選ぶのが最適なのか」という悩みや疑問を解消しておくことも大切です。
余計な問題を解消しておくことで、上司や同僚と話す内容について集中できるため、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
社内の雰囲気がよくなり、従業員の士気が高まる
コミュニケーションが活性化すると、社内の雰囲気は明るくなります。社内の空気や雰囲気は実態が掴みにくいものですが、業務のモチベーションやパフォーマンスに大きく影響するため、改善は大切です。
オフィスで顔を合わせて働くときはもちろんですが、テレワークにおいて雰囲気はさらに重視されます。リモートワーク中は社員同士がお互いの顔を見ることができず、空気を読むことが難しくなるため、コミュニケーションが消極的になりやすい傾向にあります。
日頃から対面でのコミュニケーションを活性化させておくことはもちろん、ITツールを積極的に活用し、Web上でのコミュニケーションに慣れ親しんでおくことで、オフライン業務からオンライン業務に移行した場合でも、円滑なコミュニケーションを実現できます。
仕事で求められる4種類のコミュニケーションスキル
仕事上求められるコミュニケーションスキルとしては、主に以下の4種類が挙げられます。それぞれの能力に求められる要素を確認しておきましょう。
①傾聴力
傾聴力は、相手の言葉に耳を傾ける能力です。相手がどんな情報を伝えたいのか、どんな言葉を使ってコミュニケーションを取ろうとしているのかを理解することで、会話を活性化することができます。
傾聴力と聞いて誤解されやすいのが、ただ相手の言っていることを聞くことに徹し、自分からは何も話さなくて良い、という考え方です。
確かに、相手が何かを話している時に自分から言葉を発し、遮ってしまうことは相手に不快感を与えてしまいます。これは、話を遮ることで「あなたの話は聞いていない」というメッセージに受け取られてしまうためです。
傾聴力を考える上で大切なのは、相手に「自分はあなたの話をよく聞いています」ということを伝える力です。話をただ黙って聞いているだけでなく、適切なタイミングで「つまりこういうことですね」といった、主体的に聞き手が同意を示す態度を見せることが大切です。
②伝達力
伝達力は、物事を正しく相手に伝える力です。ここで言う「正しく伝える」とは、「自分の考えていること・思っていることの通りに伝える」ことです。
自分の意見をはっきりと伝えすぎるというのは、不躾に見られたり、その意見が相手の意に反するものであった場合に不快感を与えたりする可能性があります。どれだけ正論であっても、人間関係に悪影響を及ぼす可能性があれば、伝え方に工夫が必要です。
とはいえ、あまりに婉曲的な表現だったり、控えめすぎる話し方というのは、肝心の伝えるべきことが伝わらないケースにもつながります。まずは自分の中で「何を伝えたいのか？」という点を整理し、端的な意見を相手を不快にさせないよう表現でアレンジを加えていくというアプローチをとることが重要です。
対面であればジェスチャーや表情を加えて伝えたり、声のトーンなどで表現ができます。チャットやメールといったツールでは、感嘆符や絵文字などを適度に交えながら、物腰柔らかく相手とコミュニケーションをとる方法を色々と試してみましょう。
③質問力
質問力は、その名の通り相手に質問する力です。質問をするのは案外難しく、相手が伝えようとしていることを汲み取り、こちらからも相手の伝えたいことに対して意見を持つ必要があります。
質問力を高めるためには、まず傾聴力をトレーニングする必要があります。相手の伝えたいことを汲み取り、「つまりこういうことですよね？」と自分なりにまとめて相手に確認を取るだけでも、質問力向上に役立ちます。また、質問をしようとする態度は相手に「この人はちゃんと話を聞いてくれている」と感じてもらうことができ、コミュニケーションの活性化につながります。
また、質問力はただ相手に物事を問いただしたり、尋問するようにまくし立てることを指すものではありません。相手から情報を正しく引き出すためには、キャッチボールを意識しながら、話の流れを読みながら質問をすることが大切です。
④理解力
理解力も傾聴力とつながっている能力のひとつですが、相手が言わんとしていることを正しく理解することが重視されています。相手の言っていることを、自分の解釈ではなく、相手の解釈に則って理解することが大切です。
例え同じテーマについて話している場合でも、相手と自分では考え方が異なる場合はあるものです。その場合でもコミュニケーションを活性化させるためには、「自分はこう思う」ということを伝えるよりも、「相手はどう思っているのか」ということを十分に聞き出した上で、伝えようという姿勢が必要といえます。
仕事上のコミュニケーションを改善・効率化する方法
仕事上のコミュニケーションを改善し、効率よく情報共有を進めていくためには、以下の3つの方法を実践することが大切です。
①コミュニケーションツールの活用
1つ目の方法は、コミュニケーションツールの活用です。働き方の多様化に伴い、口頭や電話だけのコミュニケーションでは、効率良い情報共有ができなくなりつつあります。
チャットツールや社内SNSなどを実装し、情報共有の業務そのものを効率化することで、コミュニケーションの頻度を高め、お互いの意思疎通を改善することができます。
②社内研修の実施
2つ目は、社内研修の実施です。基本的なコミュニケーション技法について、社員向けにまとまった研修を実施することで、業務上必要なコミュニケーションのあり方を統一することができます。
お互いのコミュニケーション方法に相互認識が生まれるため、意見の食い違いや連絡方法で齟齬が生まれるリスクを減らし、コミュニケーションを活性化できます。
③コミュニケーション施策の実施
3つ目は、コミュニケーションを活性化させるための施策の実施です。社内SNSの積極活用を促したり、定期的な報告を義務づけたりと、コミュニケーションを事務的に促す仕組みづくりも効果を発揮します。
また、社内で懇親会を開いたり、アイスブレイクに時間をしっかり取るなど、お互いを理解するための施策も効果を発揮します。
ビジネスチャットで仕事上のコミュニケーションを円滑に
コミュニケーションは仕事上欠かせない取り組みと言え、コミュニケーションに対する姿勢を積極的にするための改善が求められます。
コミュニケーション技法を正しく共有することはもちろん、情報共有に活躍するツールも活性化に貢献します。ビジネスチャットの導入によって、メールや電話よりも迅速で正確なコミュニケーションも実現可能です。報・連・相に課題を抱えている場合、導入の検討をおすすめします。
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