働き方改革の推進において重要なツールのひとつである、ICTツール。その中でもテレワークの普及に伴い、企業の間で導入が進んでいるのが「ビジネスチャット」です。
ビジネスチャットとは業務利用を目的に開発されたチャットツールで、メールよりも手軽にメッセージのやり取りを行うことができます。業務の効率化やコミュニケーションの活性化に効果を発揮するとして、企業の間で注目を集めています。
そんなビジネスチャットですが、これから導入を検討している企業の中には、「どのサービスがいいのかわからない」「選び方はどうすればいいんだろう」と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットはサービスの数が多く、機能も多岐にわたることから、初めて導入する場合はどれがいいのかわからず、頭を抱えてしまうことがあります。
今回の記事では、ビジネスチャットについて総合的に解説していきます。
基本機能の説明からメリットデメリットの解説、おすすめビジネスチャットの紹介まで幅広くまとめているのでぜひ導入の参考にしてください。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、業務利用を目的に開発されたチャット形式のコミュニケーションツールです。
プライベートで、LINEやFacebookメッセンジャーといったチャットツールを利用している方は多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは、こういったプライベート向けのチャットツールを“ビジネス利用向けに機能強化したもの”です。
メッセージの送受信機能に加えて、クラウドを活用したファイル管理機能や、投稿に対して返信ができるスレッド機能など、ビジネスに役立つさまざまな機能を搭載しています。
▼ビジネスチャットの概要について詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャットとは何か？メリットや導入時の注意点を解説
ビジネスチャットの基本機能5選
ビジネスチャットは多くの企業がサービスを提供しており、それぞれに特徴があります。一方で、ビジネスチャットとしての基本的な機能は、どのサービスも共通していることが一般的です。
ビジネスチャットの概要について調べる際は、これらの機能を知っておくと理解が早まるでしょう。ビジネスチャットの基本的な機能を5つ紹介します。
①メッセージの送受信
1つ目は、メッセージの送受信機能です。アカウントを登録している者同士で、チャット形式のメッセージを送り合うことができます。
メッセージの送受信は基本機能の中でも特に使われる頻度が高く、コミュニケーションの基盤となるような機能です。業務連絡から気軽な相談まで、幅広い用途で使用されます。
②グループトーク
2つ目は、グループトーク機能です。この機能では、複数のアカウント同士がやり取りを行える「グループ」を作ることができます。
グループは、ひとつの部屋のようなものです。グループ内で投稿されたメッセージは、そのグループに参加している全てのアカウントが閲覧できます。
グループトークは、複数人でのコミュニケーションや多人数への情報共有に便利な機能です。チームやプロジェクトごとにグループを切り分け、その中で業務に必要な会話やファイルの共有を行うことで、コミュニケーションや情報共有を効率よく行えます。
③音声・ビデオ通話
3つ目は、音声・ビデオ通話機能です。デバイスのマイクやカメラを利用して、音声通話や顔を合わせてのビデオ通話ができます。緊急性の高い要件を連絡するときや、表情を見ながらコミュニケーションを取りたいときなどに役立つ機能です。
④ファイル共有
4つ目は、ファイル共有機能です。ビジネスチャットの多くは、ファイルのアップロード機能を備えています。画像やPDF、WordやExcelなどさまざまなファイルをアップロードして共有することが可能です。資料や写真を共有したいときに役立ちます。
⑤マルチデバイス対応
5つ目は、マルチデバイスに対応していることです。スマートフォンやタブレット、PCなどあらゆる端末での利用に対応しています。インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもビジネスチャットを利用することが可能です。
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットを導入することによって、どのような効果が得られるのでしょうか。ビジネスチャットのメリットについて、代表的な3つを紹介します。
①コミュニケーションが活性化する
1つ目は、社内のコミュニケーション活性化が期待できることです。ビジネスチャットは、メールよりも気軽に使えるコミュニケーションツールです。
あいさつの言葉や締めの文といった定型的な文章は省略し、よりカジュアルにコミュニケーションを取ることができます。
メールを利用する際、「ビジネス向けの枕詞が思いつかず、時間がかかってしまう」という方もいるでしょう。そういった方も、ビジネスチャットであれば、プライベートのチャットと同じ感覚で扱えるため気軽にメッセージを送れます。
このように、ビジネスチャットはメールと比較して利用に対する心理的なハードルが低いため、社内のコミュニケーション活性化に効果を発揮することが期待できます。
②情報共有が効率化される
2つ目は、情報共有が効率化されることです。グループトークやファイル共有の機能を活用することで、関係者への情報共有を簡便化することができます。メールのようにCcやBccを入れる手間は必要なく、作業時間の短縮が見込めるでしょう。
また、「①コミュニケーションが活性化する」のセクションで解説したように、ビジネスチャットには、“メールよりも利用に対する心理的なハードルが低い”という特徴があります。
コミュニケーションを密に行えるようになるため、コミュニケーション不足による情報共有の質の低下を防ぐことが可能です。
さらに、マルチデバイス対応で場所を問わず利用できるため、スピーディな情報共有が実現できます。電車で移動しているときや営業先でお客様と商談しているときなど、あらゆるタイミングで情報を共有できるため、効率よく業務を遂行することが可能です。
③安全なセキュリティ環境でツールを利用できる
3つ目は、ビジネス向けの安全なセキュリティ環境でツールを利用できることです。ビジネスチャットは機密性の高い情報を取り扱うため、安全に利用できるように情報漏えいのリスクを小さく抑えるための機能が充実しています。
具体的には、特定の場所からしかツールにアクセスできない“IPアクセス制限”や、管理者が認可した端末しか利用できないようにする“端末認証機能”などです。
こういったセキュリティを強化する機能は、個人向けのチャットツールには付帯していないことが多く、ビジネスチャットならではの強みとなっています。
▼ビジネスチャットのメリットについて詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャットのメリットを徹底解説。個人SNSと何が違う？
ビジネスチャットのデメリット
コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化など、ビジネスにおいてさまざまなメリットを享受できるビジネスチャットですが、一方で、デメリットといえる側面もあります。
ビジネスチャットのデメリットについて、代表的なものを3つ抜粋して紹介します。
①情報が流れやすい
1つ目は、情報が流れやすいことです。ビジネスチャットは手軽にメッセージを送れるため、メールよりも高速でやり取りが交わされます。基本的には時系列順で投稿内容が並ぶので、過去の投稿はどんどん後ろに流されてしまうのです。
また、たくさんのグループに所属している場合、各グループのコミュニケーションが活発であるほど情報が流れやすく、追うのに時間がかかります。
このデメリットの対処については、“ピン留め機能”や検索機能の活用が有効です。大切な情報をピン留めしてすぐに拾いにいけるようにしたり、検索窓にキーワードを入れることで情報を追えるようにしたりします。
②コストがかかる
2つ目は、コストがかかることです。ビジネスチャットを利用するためには、大きく分けて3つのコストがかかります。
その3つとは、①初期費用である「イニシャルコスト」、②サービスの継続利用に必要な「ランニングコスト」、③社内で利活用を促進するための「教育コスト」の3つです。
これらのコストは、導入するビジネスチャットのサービスによって大きく変わります。高機能なものは高くなりやすく、反対にシンプルなものはリーズナブルな価格で利用が可能です。
予算のバランスを見て、自社に合った機能のビジネスチャットを選びましょう。
③過度なやり取りが発生する
3つ目は、過度なやり取りが発生する恐れがあることです。ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションを取れるツールです。そのカジュアルさゆえに、ちょっとした雑談をきっかけに話が盛り上がってしまい、話題が業務と関係のない方向に大きく逸れてしまうことがあります。
ある程度の雑談は、良好な人間関係の構築において有効な手段です。ビジネスのイノベーションが思いつくきっかけともなります。
しかし、過度になると生産性の低下を招く恐れがあるため、「雑談はほどほどにする」「話題が逸れたときは早めの軌道修正を心がける」などのルール整備を行い、統制を図る必要があるでしょう。
▼ビジネスチャットのデメリットについて詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャット利用の4つのデメリットとは？対策方法を簡単解説
ビジネスチャットの選び方｜6つのポイント
ビジネスチャットのサービスは、世の中に多数存在します。その中から自社に合ったサービスを見つけるのは、なかなか骨の折れる作業です。
しかし、サービスの選び方を理解しておくことで、その作業負担を大きく削減できます。ビジネスチャットを選ぶうえで抑えておきたい6つのポイントを紹介します。
①コストバランス
1つ目は、コストバランスが見合っているかどうかです。「②コストがかかる」のセクションで解説したように、ビジネスチャットの導入にはさまざまなコストがかかります。
費用対効果の面で問題がないかどうかを確認しておきましょう。
特に注目しておきたいのは、1アカウントごとにどれくらいの費用がかかるのか？という点です。ビジネスチャットの多くは、利用アカウントごとに月額で利用料を支払う「サブスクリプション」の形式を採用しています。
アカウントの数が多いほど月のランニングコストが高くなるため、もし多数のアカウントを契約する必要がある場合は、1アカウントごとの月額料金がいくらであるのかを確認しておきましょう。
②機能性
2つ目は、必要な機能を備えているかどうかです。ビジネスチャットは、サービスによって備えている機能が異なります。基本的な機能は共通していますが、そのサービスならではの特徴的な機能を備えていることが多いです。
例えば、日常の業務報告を行える“日報機能”を備えたものや、全社的な情報共有や部門横断のコミュニケーションに役立つ“タイムライン機能”を備えたものなど、さまざまな種類の機能があります。
一般的に高機能なサービスほど価格が高いので、最適なコストバランスでビジネスチャットを利用するためにも、必要な機能だけを備えたビジネスチャットを契約するのが望ましいでしょう。
必要な機能を理解するためには、「なぜビジネスチャットを導入するのか？」「ビジネスチャットをどのように活用したいのか？」といった原初的な部分の振り返りが必要です。
導入目的や活用方法を明確にし、求めている機能の洗い出しを行いましょう。
③サポート体制
3つ目は、サービスのサポート体制が充実しているかどうかです。ビジネスチャットは導入して終わりではありません。むしろ、導入して実際に使い始めてからが本番といえるでしょう。
ビジネスチャットの利用を開始すると、「使い方がわからない」「こういう風に活用したいんだけど、どうすればいいんだろう」「適切な管理方法が知りたい」といった疑問や問題が多数噴出してきます。
こういったとき、サービスのサポート体制が充実していると非常に便利です。すぐに問題が解消でき、ビジネスチャットを効率よく使いこなすことができます。
サービスのホームページを確認し、どのようなサポートを提供しているのかを確認しておきましょう。また、トライアル利用中に実際にサポートを利用してみるのもひとつの手です。
④セキュリティ
4つ目は、セキュリティが充実しているかどうかです。「③安全なセキュリティ環境でツールを利用できる」で解説したように、ビジネスチャットは個人向けのチャットツールに比べてセキュリティ機能が充実しています。
ただ、どのようなセキュリティ機能を備えているのかはサービスごとに違うため、自社の用途に合ったセキュリティ機能を持つビジネスチャットを選ぶことが大切です。
また、サービスを提供する会社のセキュリティレベルも、プラスアルファの要素として確認しておくといいでしょう。
具体的には、ホームページで公開されている「情報セキュリティ基本方針」の内容や、「プライバシーマーク」や「ISMS認証」の取得有無を確認しておくのがおすすめです。
⑤社外ユーザー招待
5つ目は、社外ユーザーを招待できるかどうかです。社外ユーザーの招待とは、会社に属していない外部の人間にアカウントを付与し、その人を社内のグループに招待することを指します。
この機能は、外部提携パートナーが、自社で使用しているビジネスチャットを利用していない場合に役立ちます。パートナーにアカウントを付与することで、使い慣れた自社のビジネスチャット上からコミュニケーションを取ることが可能です。
⑥管理機能
6つ目は、管理機能が充実しているかどうかです。ビジネスチャットの多くは、ユーザーの権限を「管理者」と「利用者」の2つに分けています。管理者は設定画面からさまざまな機能の設定を行うことが可能です。
管理者がどこまで機能の設定を行えるのかは、サービスによって異なります。細かい部分まで設定できるものもあれば、デフォルトの状態からあまり動かせないものもあるのです。
管理機能が充実していれば、それだけ組織や業務にフィットした使い方をできるようになります。要望に沿った管理機能を備えているかどうかを、事前に確認しておきましょう。
【比較表】主要ビジネスチャットサービス5選
| サービス名 | 特徴 | 参考価格 |
|---|---|---|
| Slack | ・さまざまな外部ツールと連携できる・検索機能が優れている・高機能な分、価格は少々高め | ¥0〜¥1,600/月 |
| LINE WORKS | ・LINEのインターフェイスを踏襲・LINEユーザーと繋がれる・カレンダーやファイル保存の機能が搭載 | ¥0〜¥1,200/月 |
| Chatwork | ・国産のビジネスチャット・タスク管理機能が充実 | ¥0〜¥960/月 |
| Microsoft Teams | ・Office製品とシームレスな連携ができる・大規模なWeb会議にも対応が可能 | 無料〜¥2,170/月 |
| WowTalk | ・シンプルなUIで導入教育が不要・管理機能が充実・優れたセキュリティ機能 | 300円〜800円/月 |
主要ビジネスチャットサービスを5つ紹介します。それぞれの特徴や参考価格をまとめた比較表がこちらです。次のセクションから、サービスの詳細について紹介します。
Slack
「Slack（スラック）」とは、アメリカのSlack Technology社が開発し運営しているビジネスチャットです。日本はもちろん、世界的にも広く認知されているビジネスチャットであり、世界150ヵ国以上で利用されているだけでなく、有料プランの利用企業数も16万9,000社以上と、多くの国と企業で利用されています。
特徴①さまざまな外部ツールと連携できる
Slackはさまざまな外部Webサービスと連携することができます。具体的には、GoogleドライブやGoogleカレンダーといったGoogleサービスのほかに、タスク管理ツールの「Asana」やカスタマーヘルプ支援サービスの「Zendesk」などと連携が可能です。
特徴②検索機能が優れている
Slackは検索機能が優れています。メッセージの検索機能はもちろん、検索結果のフィルタリング機能も優れており、チャンネルや送信者を指定して検索することが可能です。
特徴③高機能な分、価格は少々高め
Slackは機能に優れている分、価格設定が少々高めです。他社の標準的な有料プランは1アカウントあたり月額およそ500円で利用できますが、Slackは850円となっています。
Slackの料金プラン
フリー：¥0/月
プロ：¥850/月
ビジネスプラス：¥1,600/月
エンタープライズ：営業担当にお問い合わせ
Webサイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
LINE WORKS
「LINE WORKS（ラインワークス）」とは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットです。日本でも多くの国民が利用しているチャットツール「LINE」のビジネス版。2021年2月の時点で、導入企業数は20万社を突破しています。
特徴①LINEのインターフェイスを踏襲
LINE WORKSは、個人向けチャットツールであるLINEのインターフェイスを踏襲しています。日常からLINEを利用している人であれば、導入教育不要ですぐに使い始めることが可能です。
特徴②LINEユーザーと繋がれる
LINE WORKSは、社外のLINE WORKSユーザー、LINEユーザーと繋がることができます。例えば、一般消費者のお客様とコミュニケーションを取りたいとき、お客様がLINEのアカウントを所有していれば、LINE上で連絡を取り合うことが可能です。
特徴③カレンダーやファイル保存の機能が搭載
LINE WORKSには、カレンダーやクラウドストレージなどチームでの仕事をサポートする機能が搭載されています。LINE WORKS上でスケジュール管理やファイルの共有を行うことが可能です。
LINE WORKSの料金プラン
フリー：¥0/月
ライト：¥360/月
ベーシック：¥600/月
プレミアム：¥1,200/月
※月額契約の場合
Webサイト：https://line.worksmobile.com/jp/
Chatwork
「Chatwork（チャットワーク）」とは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットです。Chatwork株式会社は、2000年に現代表取締役である山本 正喜氏の手によって、大阪府で創業されました。Chatworkは国産のビジネスチャットとして多くの企業に導入されており、2021年6月時点で導入企業数は32万1,000社を突破しています。
特徴①国産のビジネスチャットである
Chatworkは日本で生まれたビジネスチャットなので、国産ならではの安心感があります。使い勝手に関しても、シンプルなインターフェイスで設計されているため、ITに詳しくない人でもすぐに使いこなすことが可能です。
特徴②タスク管理機能が充実している
Chatworkはタスク管理の機能が充実しています。具体的には、タスクの対象を自分や相手、グループで設定できたり、タスク設定時にタイムラインから自動で周知が行えたりなどです。個人のタスク管理だけでなく、チームでのタスク管理にも役立つ機能となっています。
Chatworkの料金プラン
フリー：¥0/月
ビジネス：¥600/月
エンタープライズ：¥960/月
※月額契約の場合
Webサイト：https://go.chatwork.com/ja/
Microsoft Teams
「Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）」とは、マイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールです。チャットツールの機能に加えて、Web会議や文書管理などの機能も備えており、これひとつでビジネスに必要な多くのコミュニケーションを効率化することができます。
特徴①Office製品とシームレスな連携ができる
Microsoft Teamsは、Office製品と連携させることが可能です。WordやExcel、PowerPointといったOffice製品とシームレスに繋がることができ、Microsoft Teams上からファイルを共同編集することもできます。
特徴②大規模なWeb会議にも対応が可能
Microsoft Teamsは大規模なWeb会議にも対応しています。Teams会議では最大1,000人まで繋げることができ、ライブイベントに関しては1万名まで閲覧者として参加することが可能です。
Microsoft Teamsの料金プラン
Microsoft Teams (無料)：無料
Microsoft 365 Business Basic：¥540/月
Microsoft 365 Business Standard：¥1,360/月
Office 365 E3：¥2,170/月
Webサイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/
WowTalk
「WowTalk（ワウトーク）」とは、ワウテック株式会社が開発・運営しているビジネスチャットです。国産ビジネスチャットとして、金融やインフラ、メーカーや運送など幅広い業界の企業に利用されています。2021年3月にはサービスリリースから7周年を迎え、利用企業数は1万社を突破しています。
特徴①シンプルなUIで導入教育が不要
WowTalkは、シンプルなUIで直感的に操作できるため、ITツールの利用が苦手な方でも導入してすぐに使い始めることができます。デザイン面に関しても、CUD認証（製品が多くの人にわかりやすい配色であることを保証する第三者認証の証）を取得済です。誰でも見やすい配色設計のビジネスチャットとなっています。
特徴②管理機能が充実している
WowTalkは管理機能が充実しています。具体的には、ユーザーや部署の単位で機能の使用可否を細かくカスタマイズできる、「一斉周知」や「ログ監視」など管理者にとって便利な機能を備えている、などです。用途に合わせた“最適な管理”を実現することができます。
特徴③優れたセキュリティ機能
WowTalkは、セキュリティ機能に優れています。大手企業や金融機関への導入実績があり、安全な環境でビジネスチャットを利用することが可能です。具体的には、利用端末を管理者側でコントロールできる「アクセス制限」や、ビジネスモデル特許を取得している「パーティション機能（ユーザーの閲覧・連絡可能な範囲を管理者側で設定できる機能）」など、セキュリティ強化に役立つ機能を多数搭載しています。
WowTalkの料金プラン
シンプル：300円/月
スタンダード：500円/月
プロフェッショナル：800円/月
Webサイト：https://www.wowtalk.jp/
▼より幅広くビジネスチャットのサービスを知りたい方はこちら
【徹底比較】あなたはどれがおすすめ？ビジネスチャット10選
ビジネスチャットのマナー
すでにビジネスチャットを利用している方の中には、「機能は理解しているけど、使い方のマナーがいまいちよくわからない」という方も多いのではないでしょうか。
メールとビジネスチャットは利用上のマナーが異なります。新しくビジネスチャットを使い始めるという方は、事前に使い方のマナーを抑えておくと、スムーズなコミュニケーションを行えるようになるでしょう。
ビジネスチャットを利用する上で心がけておきたいマナーについて解説します。
簡潔でわかりやすい表現を心がける
メッセージを送る際は、簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。ビジネスチャットの利点は、手軽にメッセージを送り合えることにあります。冗長な文章はその利点を損ねることになってしまうので、端的な文章でわかりやすく表現するのが好ましいです。
すぐに返信を求めない
ビジネスチャットはリアルタイム性の高いコミュニケーションツールです。
しかし、電話や対面でコミュニケーションを取るときのように、相手と同じ時間を共有しているわけではありません。あくまでも非同期のコミュニケーションツールなのです（互いの時間を同期せず、それぞれの時間軸でコミュニケーションを取るということ）。
基本的に、返信のタイミングは相手の手に委ねられています。そのことを理解し、すぐに返信を求めるような行動は避けましょう。
雑談はほどほどにする
ビジネスチャットは、その手軽さゆえに、些細なきっかけから思わぬ方向に話が盛り上がることがあります。
「③過度なやり取りが発生する」のセクションでも解説した通り、仕事においてある程度の雑談はあったほうがいいですが、行きすぎてしまうと、業務に支障をきたす可能性もゼロではありません。
雑談する際はほどほどを心がけ、脱線していると感じたら早めの軌道修正を意識できるといいでしょう。
既存ツールとの併用、使い分け
チャットのメッセージだけでは、コミュニケーションが円滑に進められないこともあるでしょう。そのような場合は、電話やビデオ会議など既存ツールを活用し、状況に応じてツールを使い分けるのがおすすめです。
▼ビジネスチャットのマナーについて詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャットのマナーを解説！メールとの違いや活用事例もご紹介
ビジネスチャットの活用事例
ビジネスチャットの活用事例として、筆者所属のワウテック株式会社が提供しているビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」をご利用いただいているお客様の事例を紹介します。
東京地下鉄株式会社（東京メトロ）
東京の中心部から、その周辺地域へとわたる複数の地下鉄路線を保有している東京地下鉄株式会社様。東京を支える交通のライフラインとして、9つの路線を運行されています。
鉄道事業において、「ICTを活用した質の高いサービスの提供」を図るために、業務上の情報連携（コミュニケーション）手段を見直し、社員間の迅速な情報共有などを目的として、ビジネスチャットの導入を検討されるようになりました。
現場における駅員間の情報共有や、輸送障害の対応など緊急時における一斉連絡にWowTalkをご活用いただいています。
三井住友建設株式会社
国内外に拠点を持ち高層マンションや橋梁などの建設工事を手掛ける、三井住友建設会社株式会社様。
2019年4月にDX推進グループが新設され、その推進活動の一環としてコミュニケーションのDXが図られるようになったそうです。管理機能が充実していることや直感的な扱えることなどを魅力に感じられ、WowTalkの導入を決められました。
三井住友建設株式会社様では、離れた場所での業務連絡や報告全般にWowTalkをご活用いただいています。
株式会社鈴廣蒲鉾本店
創業150周年を超える老舗ブランド「鈴廣かまぼこ」を提供する株式会社鈴廣蒲鉾本店様。
WowTalkを導入する以前からグループウェアを始め、ITツールを活用されていたそうです。現在はDXの推進にも積極的に取り組み、コミュニケーション課題の解決という切り口からビジネスチャットの導入に至りました。
コミュニケーションのインフラとしてWowTalkを活用いただいており、インタビューの中では、繁忙期には一時的に利用アカウント数を増やすなど、多数の販売スタッフの方が働かれている鈴廣蒲鉾本店様ならではの活用方法もお話しいただいています。
ビジネスチャットを活用してよりよい働き方を実現
いかがでしょうか。本記事では、主要ビジネスチャット5選やビジネスチャットの選び方、導入するメリット・デメリットなど、ビジネスチャットに関する幅広い情報を紹介しました。
ビジネスチャットはコミュニケーション活性化や業務効率化が期待できる、ICTツールです。自社に合ったサービスを選び、正しく導入することで、よりよい働き方の実現をサポートしてくれるでしょう。
導入を検討されている方は、ぜひこの記事を参考に自社に合ったビジネスチャットを探してみてください。
