【導入事例】紙申請のデジタル化に「SPIRAL」を採用 ～「システム」がすべき単純作業は50%削減、「人」がすべき対応スピードは向上～

「情報資産の銀行」として、お客様の大切な情報の管理と活用に貢献するITパートナーの株式会社パイプドビッツ（東京都港区、代表取締役社長CEO　林 哲也、以下「パイプドビッツ」）は、NPO法人ICYEジャパン（東京都新宿区、事務局長　又吉 莉奈、以下「ICYEジャパン」）へ、海外派遣プログラム参加者の申請情報や対応履歴を管理する申請管理システムを提供しました。これにより、ICYEジャパンは、参加者情報の管理にかかる時間を50%削減するとともに、参加者への対応スピードの向上に成功しました。このたび、導入インタビュー記事を2022年12月20日に公開しましたので、お知らせいたします。なお、本システムはローコード開発プラットフォーム「SPIRAL（スパイラル）」で構築しています。

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▼ 導入事例【NPO法人ICYEジャパン】
インタビュー全容はこちらからご覧いただけます。
URL：https://www.pi-pe.co.jp/showing/icye-japan/

■事例概要
以前の10倍の申請に対応すべく、デジタル化を実現。分散した情報を一元化し、活用しやすいシステムを構築したことで業務効率化に成功

～ 導入の経緯 ～
ICYEジャパンは、世界4大陸、50ヶ国以上で国際ボランティア生やインターン生の派遣、受け入れを手がけています。約2年前に事業拡大を行い、実施する海外派遣プログラムの規模は以前の約10倍に増加しました。これまでは、Word形式の申込用紙に必要事項を入力し、メール送付もしくは印刷して郵送するという方法で申込を受け付けており、業務時間のおよそ半分を、申込用紙の膨大な項目データの入力やプログラム参加者とのコミュニケーションに費やしていました。しかし、事業拡大に伴って増加する申込を処理するには、事務局人数の拡充だけでなく、申込方法のデジタル化が必要不可欠であると考え、こうした業務課題を解決する手段として、申請管理システムを「SPIRAL」で構築しました。
ICYEジャパンは「SPIRAL」を選定した理由として、システムの運用開始後であっても自社の業務やプログラム内容にあわせて簡単にカスタマイズや修正対応などを内製化できることのほか、システムの運用や操作に関するサポート体制などを挙げていただきました。

～ 構築した申請管理システムの概要 ～
ICYEジャパンが構築した申請管理システムには、主に2つの機能があります。
「参加者用の機能」では、プログラム参加者がWebから必要事項を申請でき、個人のマイページで申請内容の確認ができます。一方、「事務局用の機能」では、事務局のマイページでプログラム参加者の申込内容やビザの書類、過去の対応履歴などを確認できます。これにより、ICYEジャパンはこれまで分散していた情報を1つのシステムに集約し、管理と連絡の業務ツールを統一できたことを高く評価されました。

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～ 導入効果 ～
（1）参加者情報の管理や対応にかかる時間を50%削減
ICYEジャパンでは、複数のスタッフが共通のシステムでプログラム参加者の情報を管理できるようになり、日常的なコミュニケーション業務や報告書の作成などの業務にかかっていた時間を半分以下に削減できました。

（2）事務局への自動通知により、対応漏れ防止と対応スピード向上に貢献
従前はメールや書類など、情報が分散し、ミスを防ぐために確認に時間をかけていましたが、現在はプログラム参加者から申込やマイページ経由で連絡が入ると、事務局に通知が配信されるため対応漏れの心配もなくなり、対応スピードも約5分の1に短縮されました。

▼ 導入事例【NPO法人ICYEジャパン】
インタビュー全容はこちらからご覧いただけます。
URL：https://www.pi-pe.co.jp/showing/icye-japan/

■「SPIRAL」とは
「SPIRAL」は、官公庁、金融、医療、不動産、教育機関など、のべ12,000社以上（2022年10月時点）の幅広い業種・業態のお客様にご利用いただいている国内最大規模のローコード開発プラットフォームです。販売促進やCRMにおける顧客情報から、給与明細のような従業員情報まで、皆様からお預かりする様々な重要情報資産を安全なプラットフォームで管理しています。
URL： https://www.pi-pe.co.jp/spiral-series/spiral-suite/

■NPO法人ICYEジャパン 概要
【組織名】 NPO法人ICYEジャパン（特定非営利活動法人 国際文化青年交換連盟日本委員会）
【所在地】 東京都新宿区北新宿1-7-21 高澤ビル901号室
【代表者】 事務局長　又吉 莉奈
【事業内容】 長期派遣プログラム（6・12ヶ月） 、短期派遣プログラム（2週間～4ヶ月）、来日生受入プログラム、国内広報活動
【Webサイト】 https://www.icye-japan.com/

■株式会社パイプドビッツ 概要
【会社名】 株式会社パイプドビッツ
【所在地】 東京都港区赤坂2-9-11　オリックス赤坂2丁目ビル
【代表者】 代表取締役社長CEO 林 哲也
【事業内容】 情報資産プラットフォーム事業、SaaS事業、ソリューション事業
【Webサイト】 https://www.pi-pe.co.jp/

■本件に関するお問い合わせ先
お問い合わせフォーム：https://www.pi-pe.co.jp/regist/is?SMPFORM=man-selip-676eba5db3d64c5e039264cad95e42f4&f000099823

※「SPIRAL」は株式会社パイプドビッツの登録商標です。
※内容は発表日現在のものです。予告なしに変更になる場合がありますので、あらかじめご了承ください。



配信元企業：株式会社パイプドビッツ
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