「れんらくアプリ」で学童保育施設の業務効率化とデジタル化を実現
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「れんらくアプリ」で学童保育施設の業務効率化とデジタル化を実現
熊本県大津町の民間委託として2021月4月よりあゆみキッズクラブを開所し、欠席連絡や利用延長の申込等、保護者との連絡手段として当社の「れんらくアプリ」の導入に至りました。施設のある同町では、公立幼稚園・保育園・小中学校にて当社れんらくアプリを利用しており、保護者が同一アプリ内でそれぞれの施設へ連絡ができる点も導入の決め手の一つとなりました。
女性の社会進出や共働き世帯によって学童保育の需要も高まる中、保護者の利便性向上や職員の働き方改革としてICTを取り入れることでデジタル化を実現し、スムーズな施設運営に役立てていただいております。
こうした導入までの経緯や導入効果、今後の取り組みについてのリモートインタビュー内容を公開いたします。
▼導入事例インタビューはこちら
https://www.buscatch.com/voice/ayumi/
■インタビュー内容(一部要約紹介)
＜「れんらくアプリ」の導入効果について教えてください＞
1. 保護者が簡単に欠席の連絡ができる
欠席の連絡は当日朝8時50分まで、としていますが、ほとんどの保護者の方は前日に連絡を入れてくれます。中には電話が苦手という保護者もいらっしゃいますので、アプリで簡単に連絡できることは大きなメリットだと思います。こちらとしても事前に欠席の状況が把握できることは、学童保育運営にとって準備がしやすくなります。また、欠席の理由を書いてくださいますので、欠席後に出席した際、コロナ禍ということもあり、体調の変化などに注意しながら、学童保育を進められます。
2. 長期休暇の出席状況が把握しやすい
長期休暇に際して、早朝の受け入れ、定時の学童保育、夕方の延長の受け入れを行っています。この定時以外の早朝と延長についても、「れんらくアプリ」で予約をしてもらっています。そして簡単な操作で、日別、児童別の予約の一覧を見ることができます。実際には書面や電話でこの長期休暇の予約受付をしたことがないために実感はわきませんが、書面や電話ではさまざまなミスが起きるなど、集計作業がかなり煩雑だろうと想像できます。
3. アンケートで分散登校の内容を把握できた
新型コロナウイルスの関係で分散登校が実施されたことがあります。そして学童保育に出席できる児童は、分散登校した児童のみと町から連絡がありました。
分散登校はAグループ、Bグループに分けて実施されました。ただ、小学校もどの児童がどの学童保育に行っているかまでは把握していないようで、分散登校のグループ分けに関する情報共有はありませんでした。こちらでは学童保育の児童がどちらのグループかがわからないと運営に支障をきたすため、「アンケート」機能を使い、保護者に児童はどちらのグループかを尋ねたところ、すぐにグループ分けが把握できました。今日出席の児童を把握することができたので、大変助かりました。
＜コスト面の検討はされましたか？＞
内部では「初期費用が結構かかるだろう」と話していましたが、まったくかかりませんでした。また月々のコストも使える機能とメリットを考えると費用以上の価値があると思います。
学童保育施設と障がい福祉サービス事業所は地理的に離れているため、職員の出退勤管理をどのように行うか、なんらかのシステムを入れないといけないかもしれないと検討していました。それが「職員管理」機能を使用することで、 職員の出退勤管理ができましたので、追加のシステムの費用はかかりませんでした。
また、学童保育費用の計算も「預かり保育管理・保育料管理」機能で計算できますので、ひとつのシステムで学童保育施設のすべての管理ができるメリットはコスト以上のものがあります。
■学童保育でのれんらくアプリの機能及び活用例
＜保護者からの欠席連絡＞
欠席連絡を保護者はアプリから当日の締切時間まで連絡ができます。施設では、電話数・伝達ミスの削減が図れます。保護者も施設も双方がより効率的にご利用いただけます。
＜学童保育の利用申込・料金計算＞
学童保育の延長申し込みや長期休暇時の利用予約を保護者はアプリから申込できます。施設では予約情報が確認でき、利用時にタブレットやICカードにて入室・退室管理を行うことで利用時間や料金計算・集計が可能です。また、入退室時には保護者アプリへ入退室連絡を自動配信することも可能です。デジタル化することでミスや事務負担の軽減に繋がります。
＜学童からのお知らせ・お便りのデジタル配信＞
お便りや緊急時の連絡等を配信できます。また、保護者はアプリにて児童を経由することなく、直接お知らせを受け取れるので、確実に配布物を確認できます。さらにペーパーレス化によって施設での事務負担軽減にも繋がります。
＜アンケートの実施・自動集計＞
イベント行事等の出欠確認等、施設にて自由に質問事項を作成できます。
分散登校などの際には、集計結果を基に分散したグループを把握するなどの活用も可能です。
＜職員出退勤管理＞
タブレットもしくはICカードにて出退勤管理を行うことで、タイムカード代わりとして活用することも可能です。
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■「れんらくアプリ」とは
「れんらくアプリ」は自社が提供する、教育機関や学童保育のICT化を支援するクラウドサービスの総称です。アンケート、お便り、欠席・遅刻・早退連絡のデジタル化など、便利な機能を1施設あたり月額9,000円～というリーズナブルな価格でご利用いただけます。令和3年11月1日現在、1,800以上の教育機関で導入されています。学童保育から他の習い事へ行く際の送迎をスムーズに行うことができたり、忙しく働いている保護者の方はアプリから連絡ができることで負担軽減ができたりと、多様なニーズに対応しております。
▼園支援システム＋バスキャッチ公式サイト
https://www.buscatch.com/solution/kindergarten/
▼れんらくアプリ公式サイト
https://www.buscatch.com/solution/education/
■会社概要
会社名 ： VISH株式会社(ヴィッシュ株式会社)
資本金 ： 11,500,000円
代表者 ： 代表取締役社長 田淵 浩之
本社所在地 ： 愛知県名古屋市中区錦二丁目10番13号 SC錦ANNEX5F
企業ページURL： https://www.vish.co.jp/
