JAひがし宗谷、「SideBooksクラウド本棚」を活用し会議資料をデジタル化 ペーパーレス化と業務効率化を目指す

理事会の様子

タブレットにアップされた資料に目を通す参加者

タブレットを操作する佐藤組合長

東京インタープレイ株式会社(本社：東京都中央区、代表取締役：米田 英輝)は会議資料の電子化を行うため、「JAひがし宗谷」へ、iOS／Android／パソコン向けの文書共有システム「SideBooksクラウド本棚」の提供を開始いたしました。


●事例概要
JAひがし宗谷では、令和3年6月の理事会から19名の役員にタブレット端末を貸与し、「SideBooksクラウド本棚」を通じて理事会関連資料のデジタル配布をスタートしました。ペーパーレス化によって紙の削減や会議運営の効率化を目指しています。

画像1: https://www.atpress.ne.jp/releases/266105/LL_img_266105_1.jpg
理事会の様子


●導入効果
「SideBooksクラウド本棚」導入後、初めての理事会では念のため紙資料と併用しましたが、「紙と遜色なく扱えること」と「身構えることなく感覚的に触れる操作性」が好評で、次回の理事会から完全ペーパーレス化する予定です。
また、最終的には他の会合でもペーパーレス化を目指しています。
これにより、大量の紙資料を作成する必要がなくなり、全文書への横断的なキーワード検索も可能となるため、理事会及び所内会議における一層の議論の深化が期待されています。
更に、「会議資料を理事に予め配布することができる」「クラウド上に資料を保持できるので遠方でも距離に関係なく配布できる」「紙資料を事前に郵送する必要がない」「郵便事故によって生じる個人情報・機密情報漏洩のリスクがない」などの、労務面やセキュリティ面での利点もあります。

画像2: https://www.atpress.ne.jp/releases/266105/LL_img_266105_2.jpg
タブレットにアップされた資料に目を通す参加者

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タブレットを操作する佐藤組合長


■サービス概要
「SideBooksクラウド本棚」は主に会議運営のペーパーレス化に適したクラウド型文書共有システム。紙媒体に近い感触で操作できる点を重視しており、自然にページを“めくる”ことができ、メモの書き込み、複数文書の見比べ、見開き表示などの機能を備えます。更に、文書配信機能、会議中のページ通知機能、大量の文書に対する横断検索機能など、デジタルの強みを活かした便利な機能があります。
JA以外では、全国420の地方自治体、金融機関、医療機関、一般企業などで広く利用されており、役員会議など紙資料の登場する“会議”のペーパーレス化がされています。


■東京インタープレイ株式会社概要
会社名： 東京インタープレイ株式会社
代表者： 代表取締役 米田 英輝
設立 ： 2012年8月
所在地： 東京都中央区日本橋2-10-8 日本橋日光ビル7階
資本金： 3,000,000円
URL ： https://tokyo-ip.co.jp/