「24時間で組織を変える内部監査」実践中！～最小限の負担で最大限の効果が期待できるIMS活動～

「24時間で組織を変える内部監査」打ち合わせの様子

従来の方法との比較

リスクマネジメントコンサルティングを手掛けるニュートン・コンサルティング株式会社(本社：東京都千代田区、代表取締役社長：副島 一也、以下 ニュートン・コンサルティング)は、「24時間で組織を変える内部監査」を実施しています。内部監査は企業統治や組織の継続的な改善に有用ですが、監査に関わる社員の負荷が大きくなりがちです。ニュートン・コンサルティングでは、関係者の負荷を軽減しつつも、実のある監査を実現しています。



画像1: https://www.atpress.ne.jp/releases/180528/LL_img_180528_1.jpg

「24時間で組織を変える内部監査」打ち合わせの様子



《ニュートン・コンサルティングのIMS活動》

ニュートン・コンサルティングはリスクマネジメントのプロフェッショナルとして、自社でもISO9001、ISO22301、ISO27001に準拠したIMS活動を行っており、その一環として、創業当初から内部監査活動を継続的に実施しています。





《「24時間で組織を変える内部監査」概要》

各部門から内部監査員を選出し、1人当たり年間24時間以内※の所要時間で内部監査を行います。この時間の中で勉強会や内部監査の実技研修および本番監査を全て行います。最小限の負担で、最大限の効果を期待できる取り組みです。詳細は下記の通りです。

※この取り組みの開始当初は、1人当たり年間約24時間を要していましたが、現在は取り組みの成熟に従って効率化が進み、1人当たり約16.25時間で行っています。内訳は下記の通りです。

内訳：定例会議（45分／月×11回）＋内部監査（8時間×1回）＝16.25時間



●内部監査人選

内部監査専任の部署や社員は設置せず、管理部門であるコーポレート本部のみならず、全社全部門から毎年1～2名ずつ内部監査員を選出し、内部監査チーム(社内では「見える化チーム」という名称)を編成します。内部監査チームは総勢約10名で、そのうちの半分が前年度の内部監査経験者、残り半分は内部監査未経験者で構成されています。



●内部監査

内部監査チームを2人一組の小チームにわけ、内部監査における受け持ち範囲を決定します。各チームは担当範囲について45分の定例会の中で準備を進めていきます。内部監査当日は約1日を内部監査に費やします。それぞれのチームが対象者を予約し、インタビューを行ったり、実際の現場に足を運んで運用状況をチェックしたりします。1日も終わりに近い午後4時ごろにチーム全員が集まり、情報共有をするとともに、その場で内部監査実施報告書の作成まで完了します。併せて、直後に予め予約してあったトップマネジメントと各部長に対して報告会を行います。



従来の方法との比較

https://www.atpress.ne.jp/releases/180528/img_180528_2.jpg





《「24時間で組織を変える内部監査」効果》

ニュートン・コンサルティングでは実際に年間11回の打ち合わせ＋1回の本番監査だけで、内部監査に全く縁のなかった社員を巻き込みながら、組織内の内部監査を完遂し、しかも役立つ指摘事項を出せるような活動を実現しています。現時点で、下記のような効果が出ています。



1) 監査で役立つ指摘事項が出ている

→ 機密情報の取り扱いルールの一部に不備が発見された

→ 有効活用されていない無駄な文書が発見され見直しにつながった



2) 社員の基本的なビジネススキルのアップ

→ (読もうともしなかった)規程類やマニュアル類の存在意義の再認識／

どういう文書だと関係者の役に立つのか(皆に読まれるのか)という

視野の拡大につながった

→ ルール定着化にはルール策定とチェックがセットでなければ定着しない

という厳然たる事実に理解が進み、自らがルール策定する際に＋アルファを

考えられるようになった

→ 自組織内で問題のある箇所に目を向け、PDCAのC(チェック)の力を

身に着けることができた



3) 監査(チェックされること)への前向きな協力意識の醸成

→ 監査する側の気持ちも監査される側の気持ちも理解できるため、

活動に協力的になった





《今後の展望》

ニュートン・コンサルティングでは2019年も「24時間で組織を変える内部監査」を実施し、11月の本番監査に向けて準備を進めています。引き続き「24時間で組織を変える内部監査」をはじめとするIMS活動を通じて、より良い組織づくりに努めます。





■ニュートン・コンサルティング株式会社 概要

https://www.newton-consulting.co.jp/

2006年11月、英NewtonITの日本法人として設立。リスクマネジメントに特化したコンサルティングファームとして豊富な実績を有する。特に全社的リスクマネジメント(ERM)、事業継続(BCP/BCM)、サイバーセキュリティの分野に注力。

【サポート実績】

内閣府、内閣サイバーセキュリティセンター、経済産業省、一般社団法人全国銀行協会、

東京ガス株式会社、積水化学工業株式会社、豊田通商株式会社、三菱商事株式会社、ヤフー株式会社、株式会社JTB 他多数



社名 ： ニュートン・コンサルティング株式会社

所在地 ： 東京都千代田区麹町1-7 相互半蔵門ビルディング5F

設立 ： 2006年11月13日

資本金 ： 30,000,000円(2018年12月末現在)

代表者 ： 代表取締役社長 副島 一也

事業内容： リスクマネジメントに関わるコンサルティング