1時間の仕事を15分で終わらせるには？
こんにちは、WEBマーケッターのいとうじゅんぺいです。
WEBマーケティングの世界では、新しいマーケティングツールが出ては消えての繰り返しで、目まぐるしく入れ替わっています。
その為、私は毎日1時間以上を最新情報の収集に充てており、大量の情報を効率良くインプットできるように、日々試行錯誤しながら奮闘しています。
誰にとっても時間は有限なので
- 今の仕事をもっと速くできるようになりたい
- 1日が25時間以上になれば良いのに
と思うことがあるでしょう。特に変化が速い現代では、同じ仕事量を少しでも短い時間でをこなせた方が、何かと得なのは間違いないですよね。
そんな方のために今回ご紹介するのが『1時間の仕事を15分で終わらせる』です。
働く時間が4分の1で収入が2、3倍に！
著者の清水久三子さんは、会社経営をしながら研修・講演業を全国で行い、書籍を年間2～4冊のペースで執筆されています。
こう聞くと忙しくて働きづめなのでは、と思いますが、会社員時代と比べて1日に働く時間は4分の1ぐらいに減り、収入は2、3倍にも増えているそうです。しかも子供2人の育児もこなしながら、毎日7時間以上はしっかり寝ているんだとか。
大手アパレル企業や外資系コンサルティングファームで長時間労働していた頃に、仕事と人生における「時間の使い方」を大きく見直し、その経験をもとに自由な時間を作り出すための方法をまとめたのが本書というわけです。
「ボトルネック」を解消する考え方
「ボトルネック」とは、ビンの首の細い部分のことで、中の液体が少しずつ出るよう細くなっており流れを堰き止めています。
そのためビジネスの現場では、全体の効率を落として流れを遅くしてしまう要因のことを指します。
仕事の高速化、高品質化を実現するには、この「ボトルネック」が自分の仕事のどこに隠れているかを突き止めることが重要です。
そのための方針として、本書では「IPO（Input、Process、Output）+コンディション（Condition）」の4つの要素に分けて考える方法を紹介しています。
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①インプット(Input)×選択力
やるべき仕事だけに集中する
- 「優先順位を決めて余計な仕事をやらない」
- 「課題を設定してやるべきことを絞り込む」
- 「苦手な仕事を他人に任せる」
など、自分がやるべきことだけをやる（他のことはやらない）という「選択」と「集中」が、インプットの質を高めるためには重要です。
特に、情報があふれている現代では、インプットの精度を高めていくことがビジネスパーソンにとって必須の課題なので、本書を読みながら、改めて現状のインプット方法を見つめ直してみましょう。
空間と情報を整理する
- 「ペーパーレス化で紙を減らす習慣をつける」
- 「ファイル名、PCフォルダ名は一目で区別できるようにする」
- 「良く使うものはセット化しておく」」
など、身の回りの整理に関するアイディアがまとめられています。整理が苦手な方にとっては役立つ情報でしょう。
著者は、情報収集は「投資対効果」が重要だと主張しており、さまざまな媒体についてどのように情報を整理すればよいか述べています。
たとえば仕事の書類やメモはひたすらPDF化し、備忘録やひらめきは画像や音声でクラウドに保存する、といった具合です。他にもテレビ、新聞・雑誌についてもまとめられているのでぜひチェックしてみてください。
実際のところ、情報を「理解」するスピードを大幅に速くすることは難しいかもしれません。しかし情報の「選択」の仕方を変えることで、「投資対効果」は大きく変わってきます。その意味で、インプットにあたっては「選択力」を意識することが重要なのです。
②プロセス(Process)×処理力
- 「思考のスイッチを入れるスケジューリング」
- 「初動を速くする習慣」
- 「考える型」
の3つに分けて説明しています。仕事のスピードを上げるには、プロセスの「処理力」を高めることが重要です。
そのための方法として、大きな仕事から小さな仕事まで細かく分けて「月、週、日、時間」単位できっちり時間管理することや、目の前のことにすぐに取り掛かれるようなドライバーや着火の儀式のような仕組みを持つこと、そしてMECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive＝モレなくダブりなく）やフレームワークによって思考の幅を広げること等について紹介されています。
3つ目の「考える型」では、思考の「質」は、「幅」「深さ」「ひらめき」によって決まるという点について述べられているので、もし日常で物事をあまり突き詰めて考えていないと感じている人は、3つの内どれが足りていないのかを知るヒントになるかもしれません。
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③アウトプット(Output)×突破力
仕事のスピードを上げたいと思う多くのビジネスパーソンにとって、ここがつまずきやすい箇所で一番重要かもしれません。
アウトプットのスピードを高める上で、この「突破力」を重視していない人は意外と多いからです。
「利害関係者マップ」
本書では、アウトプット段階でのボトルネックを可視化するとっておきのツールとして「利害関係者マップ」を紹介しています。
- マップの縦軸：コトへの影響力（大、中、小）
- マップの横軸：コトに対する姿勢（賛成、中立、反対）
9象限に分けて関係者がどこに配置されるか把握した上で、それぞれに合わせた伝え方や接し方を工夫していきます。
たとえば、影響力が大きくて反対姿勢を貫いている人がいるとしたらケアが必要で、より影響力の大きい人を連れてきて、相対的に影響力を弱めてしまう対策が考えられます。
また時間が限られている場合にはショートカットをして、重要な利害関係を押さえることに時間を使ったり、重要度の低い箇所を他のメンバーに対応をお願いしたりすることもできます。
利害関係者を整理すると、プロジェクトを進めるための最短ルートが明確になるため、突破力が高まり、アウトプットのスピードを大きく速めることができるのです。
最速で「YES」を引き出す
「突破力」とは、これまでやってきた仕事を「成果」に変える力や、周囲を巻き込んで進めていく力のことです。もう少し具体的に言うと、最速で周囲の関係者の「YES」を引き出し、仕事を完了させる力のことです。そのための具体例を紹介します。
- 相手の言葉でメリットを伝える
自分目線でメリットを伝えようとすると、相手はその言葉を「自分にとってのメリット」に変換しながら聞く必要があるため、理解に時間がかかり、共感を得づらくなってしまいます。それでは最速で相手の「YES」を引き出すことはできません。
そうならないためにも、はじめから相手の目線で言葉を選び、メリットを伝えるようにすることが重要なのです。
- 相手の期待値をコントロールする
資料を作ったり、会議で発表したりする際、相手の期待値に届いていないと、「YES」を引き出すことができず時間ロスとなってしまいます。
そうならないためには、Q(Quality)、C(Cost)、D(Delivery)について事前に相手の合意を得ておくことが重要だといいます。つまり、どのような「品質」のものを、どのくらいの「価格」で、いつまでの「納期」で求められているのか、事前に確認・交渉しておくということです。
これをするかしないかで、同じ成果物であっても評価はまるで変わってきます。仕事の速い人はここの取り組みが上手く、期待値のコントロールが絶秒です。
この違いが「信用残高」にも影響してきて、利害関係者と仕事を円滑に進められるか否かに関わってくるのです。
④コンディション(Condition)×持久力
いくらスキルがあっても、気力と体力が万全でないとパフォーマンスは下がってしまいます。そのため日頃からコンディションを整え、「持久力」を高めておくことが重要です。
コンディションに影響を与える主な要因は、「不安」「やる気」「疲れ」です。
「不安」を取り去るには、心配事のタネを洗い出して対策を考え、自分への負担を減らすのが良いでしょう。
「やる気」を出すには、無理にモチベーションや動機を駆り立てようとせず、「出だしを丁寧に行ってみる」ことで気持ちを整える方法が勧められています。例えば次のように。
- 面倒な作業に取り掛かる時は、丁寧に「手帳をノートに書く」
- あまり参加したくない会議では、初めに「笑顔で挨拶」をする
メジャーリーガーのイチロー選手がバッターボックスで毎回同じ動作を丁寧に行っているのも、気持ちを整えるためと言われていますよね。
「疲れ」をリセットするには、ハードワークの後には緊張や力みから体を解放させてあげたり、自分の体調や仕事内容によって食事を変えたりすることが重要です。
まとめ
このように「インプット」「プロセス」「アウトプット」「コンディション」の4つに分類して、それぞれのボトルネックを解消していくことで、限られた短い時間で生産性の高い仕事をこなせる状態に近づいていきます。
実生活に取り入れて、仕事のスピードを改善していきたいですね。
