内のコミュニケーション環境の改善や情報共有の効率化を図るために、「グループチャットツール」の活用を検討している企業も多いのではないでしょうか。グループチャットツールとは、“グループに招待された複数のユーザー同士がメッセージ投稿やデータ共有などのコミュニケーションを行えるITツール”のことです。
本稿では、グループチャットツールの概要や企業が活用するメリットを解説します。また、記事の後半ではおすすめサービスの紹介やグループチャットを有効活用する方法といったテーマにも触れていますので、「グループチャットツールを探している」「グループチャットの活用のコツを知りたい」といった方はぜひ参考にしてください。
グループチャットツールとは何か
まずはじめに、「グループチャットツールとは何か？」という点から説明します。
チャットとはネット上のリアルタイムなやり取り
そもそも“チャット”とはどういった意味の言葉なのでしょうか？ チャットには英語で「雑談・おしゃべり」という意味があり、日常生活やビジネスの文脈における“チャット”とは「インターネットを介した即時性の高いリアルタイムなコミュニケーション」という意味を持ちます。現実世界での雑談のように速いテンポで会話を行えることが大きな特徴です。
電子メールもチャットと同様にインターネットを介してコミュニケーションを行うことができますが、電子メールは現実世界の手紙と似ており、メッセージの送受信に「送信」と「開封」の作業が別々に存在するためやり取りに時間がかかります。その点チャットはメッセージの送受信をひとつの画面上で行えるので、メッセージの送信と確認を作業として区別する必要がありません。だから、同じインターネットを介したコミュニケーション方法でも、チャットはメールよりも即時性の高いやり取りが行えます。
グループチャットは複数人によるチャットを意味する
前項で説明したチャットの意味を踏まえると、グループチャットとは「グループつまり“複数の人間”が集まって行う、インターネットを介したリアルタイムなコミュニケーション」という意味になります。
ただ、複数の人間が集まるとはいっても、チャットなのでインターネットの中でのことです。現実世界で行われるような「ひとつの会議室にメンバーが集まって話し合うこと」をインターネットの仮想的な空間の中で行うと考えていただければ、グループチャットのイメージとしては間違いがないでしょう。
企業向けは「ビジネスチャット」で括られるのが一般的
グループチャットはプライベートとビジネス、両方のシーンで使われています。プライベートであれば「LINE」や「Facebookメッセンジャー」といったチャットツールがグループチャットの機能を提供しており、利用した経験のある方も多いでしょう。作成したグループに任意でアカウントを招待することができ、その中でユーザー同士がコミュニケーションを行えます。
一方ビジネスの場面において、企業向けに利用されるグループチャットは「ビジネスチャット」という意味合いで用いられるのが一般的です。ビジネスチャットとは法人利用向けにカスタマイズされたチャットコミュニケーションツールのことで、ビジネスの迅速なやり取りに役立つITツールとして近年導入する企業が増えています。ビジネスチャットにはグループチャット機能も内蔵されており、部門や部署・チームなどさまざまな区分でグループを分けてコミュニケーションを行うことが可能です。
グループチャットツールを企業が活用するメリット
グループチャットツールを企業が活用するメリットを解説します。
メールに比べて複数人でのコミュニケーションが取りやすい
1つ目は、メールに比べて複数人でのコミュニケーションが取りやすいことです。作成したグループの中で、複数のユーザーがチャットを使ってテンポよくやり取りを交わすことができます。
メールにもCCやBCCといった複数の相手を対象にした機能が備えられていますが、やり取りの構図はあくまでも1対1です。アドレスの宛先を複数設定すれば複数人に対してメッセージが送れますが、返信は個人宛にくるのでやはり1対1の構図になってしまい、複数人がリアルタイムにコミュニケーションを行うためには不向きといえます。その点、グループチャットは1対多数の構図でコミュニケーションを行うことができるため、メールに比べて円滑にやり取りが行えます。
また、ひとつの画面上でメッセージを送りあえる点もグループチャットのポイントです。メッセージの履歴を簡単に確認でき、前後の文脈がわかりやすいので、話題が錯綜しがちな複数人の会話においても少ないストレスでコミュニケーションが行えます。
情報共有の速度が速い
2つ目は、情報共有の速度が速い点です。グループチャットは2つの特徴から情報共有を素早く行うことができます。まず1つ目が、双方向のコミュニケーションが“手軽に”実現できることです。従来の手法において多数の人間を対象に情報を発信する場合は、メールによる一斉配信や社内掲示板への掲載といったやり方が一般的でした。しかしこの手法は共有された情報に対して反応を返すことが難しいため、配信側の一方的な情報共有になりがちです。より有益な情報共有を行うためには、双方向でコミュニケーションを行えるようにすることが求められます。グループチャットであれば、グループに情報を投稿するだけで共有が行えるだけでなく、共有された情報に対して反応を返すことも容易です。双方向のコミュニケーションを手軽に実現できることで、その情報をテーマとする議論も高速で行えるようになり、配信だけにとどまらない“一歩先に進んだ情報共有”が素早く実践できるようになります。
2つ目の特徴が、情報共有の方法を多様な手段から選択できることです。グループチャットのサービスはほとんどがマルチデバイスに対応しており、PCやタブレット・スマートフォンといったさまざまな端末からシステムを利用できます。そのため、利用シーンに合わせて情報共有の方法を選択することが可能です。例えば、これまでは会社に戻らないと送れなかったような情報（スマートフォンで撮影した写真など）も、グループチャットならスマートフォンから利用できるので簡単に共有できます。
ノウハウやナレッジを効率よく共有できる
3つ目は、ノウハウやナレッジを効率よく共有できることです。グループチャットは複数のアカウントが手軽にコミュニケーションを行えます。マルチデバイス対応で場所に縛られることなくメッセージのやり取りを行えるほか、さまざまなファイル（画像やPDF・Excelなど）をアップロードできるので資料の共有も簡単です。だから、企業が蓄積してきたノウハウやナレッジも大きな工数をかけずに素早く共有することができます。例えば、作成した営業資料の共有や他事業所の成功事例の横展開など、さまざまなシーンで役立ちます。
グループチャットツール4選
ここからは、企業利用におすすめのグループチャットツールをご紹介します。
WowTalk
「WowTalk（ワウトーク）」は、ワウテック株式会社が開発・提供する法人向けグループチャットツールです。シンプルな操作性と充実した管理機能が特徴のサービスで、「BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn」では「ビジネスチャット使いやすさNo.1」にも選出されています*1。ユーザー側が簡単にグループ作成を行えるほか、作成されたグループを管理者側が把握・管理することも可能であり、「法人としてグループ管理を適切に行いたい」といったニーズに好適です。
また、大規模導入実績が豊富な点もWowTalkのストロングポイントです。従業員数が数千以上の大企業にも導入されており、中には10万IDを超えるような導入実績もあります。グループチャットツールはサービスによっては発行可能ID数に上限が設定されているケースもあるため、「利用予定のアカウント数が非常に多い（数千規模）」といった場合にぜひおすすめしたいサービスです。
| プラン | 価格* |
| シンプル | 300円 |
| スタンダード | 500円 |
| プロフェッショナル | 800円 |
*1IDあたりの月額料金(税抜)
Webサイト：https://www.wowtalk.jp/
*1 WowTalkが「BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn」にて「コラボレーション部門」を受賞
Slack
「Slack（スラック）」は、アメリカ合衆国に本社を置くSlack Technologies Inc.が提供するグループチャットツールです。世界150ヶ国以上で利用されているグローバルなサービスで、日本国内に限っても1日のアクティブユーザー数は50万人以上*1と多くの人々に利用されています。Slackではグループを「チャンネル」と呼称しており、プロジェクトやチームなどさまざまなカテゴリでチャンネルを区別することが可能です。
また、チャンネルの公開範囲を「パブリック」と「プライベート」の2種類で設定できる点もSlackの特徴です。透明性を求められるテーマの場合は“社内の誰もが参加・閲覧できるパブリック”、高い機密性が必要とされるテーマの場合は“招待されたアカウントのみが入れるプライベート”といったように、チャンネルのテーマに合わせて公開範囲の種類を設定することができます。
| プラン | 価格* |
| フリー | 0円 |
| プロ | 850円 |
| ビジネスプラス | 1600円 |
| Enterprise Grid | 営業担当者に問い合わせ |
*1IDあたりの月額料金(税抜)
Webサイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
LINE WORKS
「LINE WORKS（ラインワークス）」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するグループチャットです。プライベート向けチャットサービス「LINE」の法人版ともいえるサービスで、LINEとほぼ似たような使用感を有しています。LINEを利用したことがある人であれば、操作マニュアルなどを読み込まなくても感覚で使い方が理解できるでしょう。
また、LINE WORKSの特筆すべき点として、LINEユーザーとつながることができる点が挙げられます。LINE WORKSは管理者がアカウント設定を行うことで、LINEユーザーとLINE WORKSユーザーをつなぐことが可能です。例えば、営業担当者が一般のお客様と連絡を取るとき、「メールだとスマートフォンから使いにくくてやりづらい」といった課題がある場合に役立ちます。お客様のLINEアカウントと営業担当者のLINE WORKSアカウントを管理者が紐づけることで、お客様はLINEから手軽に連絡が取れるようになり、営業担当者もお客様と連絡が取りやすくなることで営業活動を円滑に進められるようになります。
| プラン | 価格* |
| フリー | 0円 |
| スタンダード | 450円 |
| アドバンスト | 800円 |
*1IDあたりの月額料金(税抜)
Webサイト：https://line.worksmobile.com/jp/
Chatwork
「Chatwork（チャットワーク）」は、Chatwork株式会社が提供するグループチャットツールです。中小企業向けのグループチャットとして提供されており、導入企業数は2022年6月21日の時点で35万社を超えています。グループチャットとしての特徴は、社外のユーザーともつながることができる点です。Chatworkのアカウントを保有している人であれば、社内外を問わずコミュニケーションを行うことができます。フリープランの提供を行っているので、コミュニケーションをChatworkに集約するために社外メンバーの方にアカウント発行をお願いするといったことも可能です。社外メンバーの方はコストを支払うことなく、Chatwork上のコミュニケーション・グループに参加できます。
| プラン | 価格* |
| フリー | 0円 |
| ビジネス | 500円 |
| エンタープライズ | 800円 |
*1IDあたりの月額料金(税抜)
Webサイト：https://go.chatwork.com/ja/
グループチャットを有効活用する3つのポイント
企業がグループチャットツールを有効活用するためには、いくつかのポイントを押さえることが肝要です。押さえておきたい3つのポイントを解説します。
①グループの作成には明確なルールを設定
1つ目は、グループの作成に関して明確なルールを設定することです。従業員に対しルールを明確に示すことで「グループの乱立による連絡系統の混乱」や「不規則なグループ名による管理工数の増大」といった事態を防止できます。具体的には「グループを作成する際は上長に必ず承認を得ること」や「グループ名には“チーム名”または“プロジェクト名”を必ず含めること」などのルールが挙げられるでしょう。
また、場合によってはグループの作成権限を管理者に限定することも有効です。従業員数が多い企業の場合、グループ作成に関する裁量を従業員に委ねてしまうと、無数のグループが作られてしまう恐れがあります。それを防止するためにルールを設定するとしても、従業員と管理者の双方がメリットを感じられる“最大公約数”を見つけるまで少なくない時間と手間がかかるでしょう。であれば、いっそのことグループの作成権限を管理者に集約してしまったほうが管理上の工数は少ないもので済みます。グループ作成の申請に関するルールさえ明確に定まっていれば、作成したいときはそれにしたがって手続きを行うだけでよいので、従業員側としても大きな不満はないはずです。
②グループチャット内のマナーを周知
2つ目は、グループチャットを利用するうえでのマナーを周知することです。グループチャットはカジュアルに使えるツールであるがゆえに、ビジネスの境界線が曖昧になりやすいという性質をもっています。例えば、「業務時間外に連絡を送ってしまう」「相手のプライベートに踏み込んだメッセージを送ってしまう」などです。仕事とプライベートを適切に切り分けるためにも、グループチャットの使い方に関して企業側が“推奨マナー”を提示してあげることが望まれます。「業務時間外の連絡は極力控える」「業務連絡以外には使用しない」「話題が脱線したときは早い段階で軌道修正を心がける」などをマナーとして設定し周知できるとよいでしょう。
ただし、ここで注意したいことが1点あります。それは、あまりにも厳格なマナーを定めると“コミュニケーションの活性化”に悪影響を及ぼす恐れがあることです。事務的なコミュニケーションしか行われなくなることで、「革新的な意見が出にくくなる」や「従業員のモチベーションが低下する」といったデメリットがもたらされる懸念があります。グループチャットツールの大きな強みは、メールや電話に比べて手軽に扱えることです。厳格すぎるマナー設定は、その強みを損ねるリスクがあります。マナーの周知は大切ですが、「どこまで設定するのか」といった線引きは慎重に検討する必要があるでしょう。
③メンションや返信・リアクション機能を活用
3つ目は、メンションや返信・リアクションといった機能を活用することです。それぞれの機能について概要を以下に列挙します。
| メンション | メッセージの宛先を指定できる機能。宛先となるユーザー名の前に「＠」を入力することで設定できるサービスが多い（例：＠山田太郎）。 |
| 返信 | メッセージに対して返信ができる機能。返信のメッセージにさらに返信が行えるサービスも多く、その場合“スレッド”という形式で会話が展開されていく。 |
| リアクション | メッセージに対して絵文字やスタンプで反応を示せる機能。「いいね」など称賛の気持ちを伝えたいときなどに役立つ。また、リアクションアイコンはメッセージに付与されるため、メッセージやスタンプによる返信のようにトークが間伸びしないこともポイント。 |
これらの機能を活用することで、グループでのコミュニケーションをより効率よく行えるようになります。便利な機能ですが存在を知らないユーザーも多いので（サービスによっては一部機能が搭載されていないこともある）、管理側から積極的に活用を促していけるとよいでしょう。使い方の例やマナーも同時に周知できると、従業員が迷うことなく機能を活用できるのでおすすめです。
グループチャットツールはWowTalk
グループチャットツールは社内のコミュニケーションや情報共有に役立つITツールです。特に複数人でのやり取りについては、メールや電話といったコミュニケーション手段と比較して“やりやすさ”や“速度”の面において大きなメリットがあります。未導入の企業様で、従来の連絡手段に課題を感じられている場合は、グループチャットツールの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。
また、具体的にサービスを探されている企業様には、弊社ワウテックが開発・提供する法人向けコミュニケーションツール「WowTalk」がおすすめです。サービス紹介のパートでもご紹介させていただきました通り、WowTalkは法人向けにカスタマイズされたビジネスチャットツールであり、グループチャット機能も搭載しています。
そのほか、“無料通話”や“タスク管理”、“サンクスカード”など企業のコミュニケーションを支援するための機能を豊富に搭載しております。コミュニケーションの活性化や情報共有の密度向上に課題を感じられている企業様は、ぜひWowTalkの活用をご検討ください。
