企業が抱える業務効率化の課題解決のためのツールの導入は、ビジネスの加速に大きく寄与します。現在、さらなる成長のためのDX推進の一環として、多くの企業でオフィスや作業現場への業務効率化ツールの導入が進行中です。
そこで、どのような作業カテゴリーのための業務効率化ツールが存在し、どのサービスが導入・利用しやすいか、厳選した12種類のサービスを比較します。生産性やコスト、働き方、サステナビリティなどの観点から、業務効率化ツールの新規導入を検討してみましょう。
業務効率化ツールとは？
手作業による入力業務や紙ベースの情報管理の手間、コミュニケーションの行き違いといった無駄を減らすITソリューションは、業務効率化ツールと呼ばれます。ビジネスに業務効率化ツールを導入する最大のメリットは、「生産性アップ」と「コスト削減」です。
業務効率化ツールがあれば、単調な「作業」に費やすマンパワーがセーブされ、生産的な「仕事」のための時間を確保できます。つまり、ソフトウェアにできる作業を業務効率化ツールに任せれば、人間はもっと創造性を発揮することが可能になり、ビジネスのブラッシュアップや新事業の創出に取り組むことが可能です。
また、業務効率化ツールの導入により、働く人のやりがい向上や働き方の改善も期待できます。同時に、資料を印刷する紙などの消耗品費や単純作業のための人件費などのコスト効率アップにもつながることから、リソースの有効活用を考える企業においては適切な業務効率化ツールの導入が課題解決の鍵といえるでしょう。
業務効率化ツール6種類からおすすめサービスをピックアップ
業務効率化ツールは、効率化したい作業カテゴリーごとに豊富なソリューションが提供されています。その中でも特に、多くの企業で共通してニーズの高い業務効率化ツールは以下の6種類です。
ビジネスチャット
業務における手軽なコミュニケーションを実現するビジネスチャットは、ビジネスのアクセルとなる業務効率化ツールです。インターネットを介したテキストの送受信と通話機能を持ち、プライベートのコミュニケーションアプリを使う要領で、他部署やリモートワーカー、海外のチームメンバーなど広範囲で情報共有やコミュニケーションを活性化できます。
近年では、災害など緊急時の社内統制や安否確認の手段としても、ビジネスチャットの有用性が再認識されています。
名刺管理
従来、名刺から得た情報は名簿に手入力して管理することが一般的でしたが、誤入力、
セキュリティ、引き継ぎの非効率などの課題がありました。
名刺管理の業務効率化ツールを導入すると、デジタルのデータベースに情報が一元化され、情報管理や引き継ぎが非常にスムーズになります。部署間での情報共有やアクセス権の管理もでき、顧客情報を有効かつ安全に活用できます。
タスク・プロジェクト管理
社内で個人が抱える仕事量や案件の進捗状況を把握するのは、同じオフィス内であっても容易なことではありません。タスクやプロジェクトを管理する業務効率化ツールを導入すると、ToDoリストやスケジュール管理の機能を使い、一つのツールで従業員やチームの状況を見える化できるため、複数のタスクやプロジェクトの管理が容易になります。
SFA（セールス・フォース・オートメーション）
SFAは、営業活動のサポートを行う業務効率化ツールです。顧客情報、商談の履歴、進行中の案件リストなどを可視化することで、営業活動の全体を見渡して分析でき、受注までのプロセスを最適化できます。従来は営業担当者個人が管理していた情報が共有されることで、後進の教育にも役立ちます。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
ロボットを使って業務を自動化するRPAは、事務などのパソコン作業に特化した業務効率化ツールです。紙の発注書の内容をエクセルなどのデジタルフォームに入力する、指定した法則にしたがってWebサイトを更新するといった単純作業をRPAが担うことで、限られたマンパワーを有効活用し業務効率化を図ります。
ペーパーレス化ツール
会議資料や稟議書といった社内の書類から、契約書、請求書といった外部向けの書類まで、従来は紙を介して行われていた手続きを電子化するペーパーレス化ツール。郵送や保管に伴うコストと手間を減らし、かつ紙という資源の節減にも役立つため、業務効率化とサステナビリティに貢献するツールです。
業務効率化ツールおすすめサービス12選｜比較表
ビジネスにおいて実際に利用可能な業務効率化ツールの中から、特に注目すべき12のサービスを比較して紹介します。複数の作業カテゴリーの業務効率化に横断的に役立つツールもあるため、自社の状況や課題にマッチするツールを選び、導入を検討してみましょう。
【ビジネスチャット】WowTalk
WowTalk（ワウトーク）は、ビジネスチャット・社内SNSとして直感的に使いやすいようにデザインされた国産の業務効率化ツールです。テキストでのチャットや通話、社内掲示板として使える情報共有といったコミュニケーション機能の他、タスク管理機能も兼ね備えているため、一つのツールで多角的な業務効率化に貢献します。従業員への導入トレーニングが不要なシンプルな操作性もポイントです。
WowTalkは法人向けITソリューションを開発・運営するワウテック株式会社が提供し、セキュリティ面の信頼が高いことから、大手企業から行政などの法人までさまざまな組織の業務効率化のために導入が進んでいます。操作感がプライベート用のチャットアプリに近いため、世代や状況を問わず利用しやすいというメリットも。公式サイトでは、災害発生時のリアルタイムの安否確認での活用例なども報告されています。
WowTalkの料金プラン
| シンプル | 300円／ID |
| スタンダード | 500円／ID |
| プロフェッショナル | 800円／ID |
Webサイト：https://www.wowtalk.jp/
【ビジネスチャット】Slack
グローバルで高いシェアを誇るSlack（スラック）は、ビジネスチャットとして開発された業務効率化ツールで、ブレーンストーミングや社外とのコラボレーションにも有効です。
Slackは米国のIT企業スラック・テクノロジーズが提供するサービスで、ソフトウェア開発企業アトラシアンやグーグルなどの外部サービスと連携して通知を集約するなど、多様な業務効率化のためのツールとして使えます。画面デザインのカスタマイズも可能で、企業や個人による使い方のアレンジの幅の広さが特徴といえます。
Slackの料金プラン
| 無料 | 0円／人 |
| スタンダード | 850円／人 |
| プラス | 1,600円／人 |
| エンタープライズ・グリッド | 要問い合わせ |
Webサイト：https://slack.com/
【名刺管理】CAMCARD BUSINESS
紙の名刺のデータ化、データベースのクラウド化によるアクセスと管理の効率アップ、リモート会議や商談でのオンライン名刺交換などに対応したCAMCARD BUSINESS（キャムカード ビジネス）。上述のWowTalkと同じワウテック株式会社が提供する業務効率化ツールです。
CAMCARD BUSINESSは社内で名刺データを共有化するだけでなく、登録先へのメールマガジン配信機能や、データに商談情報を紐付けて管理するSFAの機能も付帯しています。企業の資産である「情報」を安全に管理し、活用しやすくすることでさらなる可能性を引き出し、ビジネス戦略を加速させる火付け役として期待できます。
日本語を含む17言語に対応し、グローバルな取引先を持つビジネスの業務効率化にも有効なツールです。
CAMCARD BUSINESSの料金プラン
| スタンダード | 1,700円／ID |
| プロフェッショナル | 2,500円／ID |
Webサイト：https://www.camcard.jp/business/
【名刺管理】Sansan
ソフトウェア企業のSansan株式会社が提供するSansanは、オンライン名刺交換や名刺データの管理のための業務効率化ツール。標準搭載された企業データベースや役職者の最新情報なども利用でき、営業アプローチに役立ちます。
データ管理の業務効率化以外の機能や外部サービスとの連携機能も豊富である分、月額料金の他に導入費用がかかりますが、日本の大手企業や官公庁などで利用され、8割超の国内業界シェアを持つツールです。非営利団体の業務効率化向けのプランも用意されています。
Sansanの料金プラン
| ライセンス費用 | 要問い合わせ |
| オプション費用 | 要問い合わせ |
Webサイト：https://jp.sansan.com/function/online-meishi/
【タスク・プロジェクト管理】Asana
マーケティング、製品開発、キャンペーンなどのプロジェクトの進行を管理するAsana（アサナ）。ルーティン作業の自動化、メンバーへのタスク割り振りなどの機能もあり、タスク管理のサポートだけでなく実際に一部の作業を担うことで業務効率化を助けるツールです。Asanaは現在、世界190カ国以上で利用されており、開発・運営元は米国のアサナ社です。
画面上ではリスト、タイムライン、ボードなどの表示形式で、仕事の全体像や優先度などを目に見える形で共有します。個人の作業負担や作業進度も可視化されるため、全社的な業務効率化の他、1人ひとりの働き方の改善や教育の指針にもなりえます。
Asanaの料金プラン
| ベーシック | 0円／人 |
| プレミアム | 1,200円／人 |
| ビジネス | 2,700円／人 |
Webサイト：https://asana.com/
【タスク・プロジェクト管理】Backlog
Backlog（バックログ）は、ウェブ制作やソフトウェア開発、広告、メディアなどの業界でタスク・プロジェクト管理に使われる業務効率化ツール。提供会社のITサービス開発の株式会社ヌーラボは日本から海外にも拠点を展開中で、Backlogは日本語と英語で利用可能です。
Backlogを使うと、ガントチャートなどを使い計画進捗をビジュアル的に確認できる他、社内のチームメンバーだけでなく取引先や代理店担当者など外部メンバーともコミュニケーションを図りながら計画推進が可能で、フロー全体の業務効率化が可能です。ツールを使って業務の遅れや確認ミスをなくすことで、時間や手間を省き、クリエイティビティーの最大化を手助けします。
Backlogの料金プラン
| スターター | 2,640円 |
| スタンダード | 12,980円 |
| プレミアム | 21,780円 |
| プラチナ | 55,000円 |
Webサイト：https://backlog.com/
【SFA】Salesforce
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するSalesforce（セールスフォース）は、営業、小売、マーケティングなどを支援する米国生まれの顧客管理・営業支援ツールです。業務効率化を図り、顧客1人ひとりに適した買い物体験やカスタマーサービスを提供するために、世界の15万社以上がSalesforceを利用しています。
Salesforceには「セールスクラウド」「サービスクラウド」「コミュニティクラウド」の3プロダクトがあり、人数上限や機能数に応じたエディションを選んで契約する仕組みです。クラウド形式で顧客情報の管理業務を行うため、社内のデータを圧迫する心配がいりません。
Salesforceの料金プラン
| エッセンシャル | 3,000円／人 |
| プロフェッショナル | 9,000円／人 |
| エンタープライズ | 18,000／人 |
| アンリミテッド | 36,000／人 |
Webサイト：https://www.salesforce.com/jp/
【SFA】e-セールスマネージャー
出先やリモートワーク中でも営業に必要な顧客情報などへのアクセスを効率化する、e-セールスマネージャー。営業現場からの報告やスケジュール管理を簡便化するとともに、営業とマネジメント間での情報共有を最適化することでスピーディーな経営判断を可能にします。クラウドまたは自社サーバで利用することができ、企業の運用環境に合わせて選択可能です。
e-セールスマネージャーはツール導入から利用定着までのサポートが手厚く、国内5,500社で導入され、継続利用率が高い業務効率化ツールです。提供元は株式会社ソフトブレーンとなっています。
e-セールスマネージャーの料金プラン
| スケジュールシェア | 3,000円／人 |
| ナレッジシェア | 6,000円／人 |
| スタンダード | 11,000円／人 |
Webサイト：https://www.e-sales.jp/
【RPA】WinActor
株式会社NTTデータが提供するWinActor（ウィンアクター）は、NTTグループの研究所から生まれたRPAツールです。Windows端末上のOffice365やOCRシステムなどの業務を学習し、24時間体制でロボットが自動で作業を行うことで業務効率化を進めます。
導入にはプログラミングなどITの知識は不要で、パソコンにWinActorをインストールするだけで利用開始できる手軽さも魅力。職場から入力などの人的なミスをなくすと同時に、機械的な作業から従業員や職員を解放し、業務効率化と創造性向上に寄与します。
WinActorの料金プラン
| 実行版ライセンス | 248,000円／PC1台(1年間) |
| フル機能版ライセンス | 908,000円／PC1台(1年間) |
Webサイト：https://winactor.com/
【RPA】BizRobo!
大手企業、行政機関、学校法人などで採用されているBizRobo!（ビズロボ）は、ルーティンワークを自動化する業務効率化ツールです。BizRobo!では、例えばインターネット上での資料収集、データ抽出、別フォーマットへの転記、記入形式の整理、メール送信などを自動で行うロボットをユーザーが作ることができます。その結果、従業員や職員はデータ分析や情報の検討といった頭脳労働や、顧客対応などのサービスにより多くの時間を使うことが可能になり、業務の効率化とビジネスの加速が実現します。
開発ロボット数によらない料金体系が特徴で、小規模なチームや組織でも利用可能なツールです。運営元のRPAテクノロジーズ株式会社が2008年から提供を開始したBizRobo!は現在、自社サーバを使うオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、約2,200社で導入されています。
BizRobo!の料金プラン
| ミニ | 90万円 |
| ライト | 120万〜180万円 |
| ベーシック | 720万円 |
| DXクラウド | 240万円＋従量課金（初期費用あり） |
Webサイト：https://rpa-technologies.com/products/first/
【ペーパーレス化ツール】クラウドサイン
契約にまつわる書類と手続きを電子化するクラウドサインは、リモートワークにも強い業務効率化ツール。Web上にアップロードできる電子契約書を使い、署名や捺印の代わりに改ざん不可能な電子署名とタイムスタンプで契約書が本物であることを証明します。
クラウドサインを利用すると、取引先が遠隔地や海外にいても、移動に制限があるケースでも、契約プロセスの減速や機会損失を防止できます。押印やデータのスキャン・保存のための出社といった無駄も省き、グローバルスタンダードの業務効率化を実現するツールです。法律関連サービスを扱う弁護士ドットコム株式会社が運営しています。
クラウドサインの料金プラン
| フリー | 0円 |
| ライト | 11,000円 |
| コーポレート | 30,800円 |
| エンタープライズ | 要問い合わせ |
Webサイト：https://www.cloudsign.jp/
【ペーパーレス化ツール】Misoca
多くのビジネスで必要な見積書、納品書、請求書、領収書、検収書の5種類を作成するMisoca（ミソカ）は、個人事業主から法人まで幅広く利用されているペーパーレス化ツール。専用フォームに入力するだけで帳票を作ることができ、帳票データはクラウド上で一元管理が可能です。システムに取引先情報を登録しておけば、作成した帳票をワンクリックで送信でき、印刷や郵送のコストがかかりません。
請求書の送付状況や入金状況も管理できるため、入金確認や回収にかける手間も少なくて済みます。会計・申告ソフトでも知られる弥生株式会社が提供するツールであり、Misocaで作成した請求書のデータを自動で会計ソフトに取り込めるなど、ペーパーレス化以外の業務効率化にも貢献します。
Misocaの料金プラン
| 無料プラン | 0円 |
| プラン15 | 8,000円 |
| プラン100 | 30,000円 |
| プラン1000 | 100,000円 |
Webサイト：https://www.misoca.jp/
業務効率化ツールの活用でビジネスを加速させよう
業務効率化ツールは、ビジネスをアシストする強力な味方です。当記事で紹介したツールの中から自社のビジネスにマッチするソリューションを見つけたら、ぜひ導入を検討してみてください。最適な業務効率化ツールを選び、成長のボトルネックとなっている課題を解消するとともに、ビジネスの発展を加速させましょう。
