近年、働き方改革やDXの促進に伴って注目を集めている「ビジネスチャット」。メールよりも手軽に扱うことができるコミュニケーションツールとして、多くのビジネスマンの間で活用されています。
しかし、新しいツールであるがゆえに、どんな文章が適しているのかわからないという方も少なくないようです。今回の記事では、ビジネスチャットの文章を考える際に役立つ例文をシーン別に紹介します。
例文を見る前に！おさえておきたいビジネスチャットのマナー
例文を紹介する前に、ビジネスチャットにおける“文章作成のマナー”を解説します。
例文を参照することは素早い文章作成において非常に有効です。しかし、例文を参照するだけでは、その環境において適した文章を理解することは難しいといえます。そのため、例文に当てはまらないケースに遭遇したとき、対処法がわからず困惑する恐れがあるでしょう。
そうならないためには、その環境における文章作成のルールやマナーを理解しておくことが必要です。「どのような文章を作成することが望ましいのか」がわかることで、例文の応用ができるようになり、さまざまなケースへの対応が可能となります。
それでは、ビジネスチャットの文章を作成する上で最低限おさえておきたい3つのマナーを解説します。
①簡潔でわかりやすい表現を心がける
文章を作成するときは簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。ポイントは「結論から述べること」です。
ビジネスチャットはチャット形式でテンポよくメッセージを送り合うので、長い文章は好まれません。丁寧な前置きなどは基本的に不要であり、本題から説明します。そのため、結論から述べるような文章が適しているといえます。
簡潔で短い文章に対して、「あまりに短いと失礼に当たるのではないか？」と心配な方もいるかもしれません。
企業の風土によっては、ビジネスチャットであっても長文のフォーマルな文章が好まれる場合はあるでしょう。
そういった場合、TPOに合わせて文章量を調整する必要はあります。しかし、あくまでもビジネスチャットは“カジュアル”にコミュニケーションを取るためのツールであることを忘れてはいけません。
TPOに合わせた文章ももちろん大切ですが、ビジネスチャットの利用時は「文章の簡潔さ・わかりやすさ」も同様に重視して本文を作成するのがおすすめです。
②かしこまった挨拶や敬称は省く
かしこまった挨拶や敬称は省略しましょう。例えば、「お疲れ様です」といった枕詞や、メンションの後ろに“さん”を付けること（＠〇〇 さん）などです。
前段でも説明した通り、ビジネスチャットでは簡潔な文章を心がけることが大切です。
メッセージごとに「お疲れ様です」や「お世話になっております」などの挨拶を入れるのは、入力が手間であることはもちろん、文章が長くなることからやり取りのテンポが悪くなってしまい、ビジネスチャットの利点を損ねることになります。
メールだとこういった枕詞を入れることは多いですが、ビジネスチャットでは省略しましょう。
ただし、こちらも企業の風土によって正解が異なる点に注意が必要です。
一部企業では従業員がチャットのマナーに迷わないよう、ルールとして定めているところもあります。もしも社員が枕詞や敬称を入れた方がいいのかとうかで悩んでいるであれば、会社として制度化しておくこともコミュニケーションを促進するためには有効です。
③メッセージにはリアクションを返す
もらったメッセージにはリアクションを返すようにしましょう。ビジネスチャットとメールの大きな違いとして、メッセージに対して「既読/未読」がつくことが挙げられます。
メールの場合、「メールを読んでもらえたかどうか？」を確認することはできません。ビジネスチャットは読まれたら既読が表示されるので、相手からの閲覧状況を把握することが可能です。
読んでいることが相手に伝わるため、メッセージを確認したらリアクションを返すようにしましょう。
そうしなければ、相手は「読んでくれてるけど反応がない。何か失礼なことをしてしまったのかな？」と不安に思う恐れがあります。
ビジネスチャットサービスの多くは、メッセージに対して絵文字やスタンプなどで反応を示せる「リアクション機能」が付いています。
このリアクション機能を活用すれば、手軽に相手のメッセージに対して反応を示すことができるので、ぜひ活用してみましょう。
▼より詳しくビジネスチャットのマナーを知りたい方はこちら
>>ビジネスチャットのマナーを解説！メールとの違いや活用事例もご紹介
シーン別｜ビジネスチャットの例文
それでは、ビジネスチャットの例文をシーン別に紹介します。
確認した旨を伝えるとき
- 「承知いたしました！」
- 「かしこまりました！」
確認した旨を伝えるときは、このような文章が活用できます。似たような言葉として「わかりました」や「了解です」がありますが、ビジネスの場面だと稚拙な印象を与えてしまう恐れがあるので、こちらの言葉に置き換えるのがおすすめです。
また、ビジネスチャットでは「！」などの記号を活用できるので、積極的に活用しましょう。記号を活用することで文章に感情を乗せることができ、より深いコミュニケーションができるようになります。
中でも「！」は前向きな姿勢をイメージさせる記号であり、対象との距離を縮める効果が期待できます。確認した旨を知らせるときは、こういった感情を表す記号を活用できると、相手に対し「積極的に受け入れている姿勢」を示せます。
報告するとき
- 「〇〇の件について、報告いたします」
何かを報告するときは、上記のように“何の件”についての報告なのかを明記した上で本文を作成しましょう。「どのような話題に関する報告なのか？」を文の始めに入れておくことで、相手がその後に続くメッセージの内容を理解しやすくなります。
依頼・打診するとき
- 「お忙しいところ恐縮ですが、お力添えいただけますと幸いです」
- 「突然のお願いで大変恐縮ですが、〇〇していただけますでしょうか」
- 「〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです」
何かを依頼・打診するときは、できるだけ丁寧な文章を心がけましょう。上記の例文を活用すると効率よく文章を作成できます。
また、依頼や打診に関する文章を作成するときは、期日や要件を明確に示すことが重要です。具体性のない文章だと相手は困惑してしまいます。
「何を・いつまでに・どのような形でお願いしたいのか」を具体的に書きましょう。
感謝の気持ちを述べるとき
- 「ご配慮いただきありがとうございます」
- 「おかげさまで無事成功しました」
- 「早速のご連絡ありがとうございます」
- 「いつもご協力いただきありがとうございます」
感謝の気持ちを述べるときは、このような例文が活用できます。お礼のメッセージを送るシーンは、「すぐに連絡をもらったとき」や「何かに対応してくれたとき」、「気を遣ってくれたとき」などさまざまです。
シーンに合わせて伝える言葉を選ぶことで、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
文章が長くなってしまうとき
- 「長文失礼いたします」
文章が長くなってしまうときは、上記のような一文を入れておくのがおすすめです。
ビジネスチャットのやり取りは短文が基本であり、また長文は読むのに負担がかかります。文頭に「長文失礼いたします」と一言断りを入れておくと、相手に配慮の気持ちが伝わりコミュニケーションが円滑に進みやすくなるでしょう。
緊急性が高い要件のとき
- 【緊急】
- 【お手数ですがご返信お願いいたします】
すぐに確認や返事の連絡をもらいたいときは、本文を始める前にこのような一文を入れておくといいでしょう。“【】”によって話題が強調され、相手にメッセージを読んでもらいやすくなります。
また、文頭に入れることで通知のポップアップに“【】”が表示されるため、さらに確認してもらえる確率が上がります。緊急性の高い要件についてメッセージを送るときに役立つ例文です。
迅速なコミュニケーションに有用な例文ですが、ひとつ注意点があります。それは、多用を避けることです。
“【】”による強調は普段の文章と見え方が違うからこそ目立つのであって、多用すると見慣れてしまい、強調の効果が薄まってしまいます。“【】”による強調は、本当に重要なときにのみ活用するようにしましょう。
ビジネスチャットとメールの違い
これまでビジネスチャットの例文について紹介してきました。同じテキストコミュニケーションツールである「メール」と比較して、文章作成上どのような違いがあるのか。3つの違いについて解説します。
①本文の簡潔さ
まずひとつ目が、本文の簡潔さです。これまで何度か説明してきたように、ビジネスチャットはメールと比較して本文が簡潔です。
型式を重んじるメールとは違い、“始めの挨拶”や“締めの言葉”は省略する傾向にあります。要件のみをまとめた文章になることが多く、メールとの差別化を図るために企業によっては文の始めに「お疲れ様です」を入れないというルールを設けているところもあります。
②即時性
2つ目が、コミュニケーションの即時性です。
ビジネスチャットはチャット形式でテンポよくやり取りを交わせるため、対面で会話をしているかのような速さでコミュニケーションを行えます。
また前段で説明した通り本文が簡潔なため、文章の入力にかかる時間も短いです。
その点メールは、メッセージの往復に時間がかかるだけでなく、フォーマルさを求められるがゆえに長文になりやすいため、即時性には欠けています。
即時にコミュニケーションができる点はビジネスチャットならではの特徴といえるでしょう。
ただひとつ、この即時性を理解する上で注意しておきたいポイントがあります。それは、あまりにも速く返信することはマナー上よろしくないという点です。
返信が速すぎると、相手は返事を急かされているように感じます。相手の入力速度や状況を鑑みて返信する速さを調整するのがおすすめです。
ただし、返信の間を空けすぎることもかえってマナー違反となる可能性があります。メッセージの内容に合わせて、上手に調整しましょう。
③感情表現の幅
3つ目は、感情表現の幅の広さです。メールもビジネスチャットも「テキスト」を主体としたコミュニケーションツールですが、ビジネスチャットはテキストに加えて“スタンプ”や“絵文字”も利用できます。
これらを活用することで、テキストだけでは伝えることが難しい「細かな感情」や「絶妙なニュアンス」などを表現することが可能です。
筆者所属のワウテック株式会社が提供しているビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」でもたくさんのスタンプを提供しています。
こういったビジネスでも使いやすいシンプルなスタンプから、
キャラクターをモチーフとしたかわいらしいデザインのスタンプまで、幅広く用意されています。
こういったスタンプを活用することで自分の気持ちが相手に伝わりやすくなり、気持ちのよいコミュニケーションをできるようになります。
>>ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」
例文を活用してビジネスチャットをより使いこなそう！
いかがでしょうか。ビジネスチャットの例文について詳しく紹介してきました。今回の記事で紹介した例文を上手に活用してビジネスチャットを使いこなし、コミュニケーションを円滑に進めましょう。
