総務は、社内手続きを整備・運用したり、社員の労働環境を整えたりと会社にとって欠かせない業務を担っています。
総務は業務の守備範囲が広く、その中にはアナログなやり方だと膨大な工数がかかってしまう作業も少なくありません。
総務の業務負荷を軽減しつつ、よりスムーズかつスピーディーな業務遂行ができる体制構築は、厳しいビジネスの世界を生き抜いていくためには、今や欠かせない取り組みとなっています。
また、会社や他部署の社員の期待に応えるためには、単に総務の業務を効率化するだけでなく、それが会社全体への価値とならなければ意味がありません。
そこで必要となってくるのが、総務業務のDX（デジタルトランスフォーメーション／以下：DX）推進です。
今回は総務業務のDX推進の必要性や課題を踏まえた上で、具体的な導入ツールについて解説していきます。
総務業務にDXが必要な理由
会社の日々の業務運営を支える、総務部門。
総務部門の業務は、オフィスファシリティやテレワークなど労働環境の整備から、BCP（Business Continuity Planning：事業継続計画／以下：BCP）対策に至るまで、多岐にわたっています。
会社や社員に対して、より良い価値を提供する総務部門を目指すのであれば、業務の効率化を含めたDX推進が必要不可欠です。
総務部門のDXは今や余裕のある企業が取り組めばよいというオプショナルなものではなく、これからのビジネスシーンで生き抜くために欠かせない取り組みになっています。
まずは、総務業務をDX推進しなければならない理由について、詳しく解説します。
働き方の変化への対応
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、社員が罹患するリスクを軽減する目的から、多くの企業がテレワークを導入・推進し始めました。
テレワークやリモートオフィス化が進むにつれて、同時にこれまでの働き方を見直す動きも加速しています。
もともとは新型コロナウイルスの感染拡大防止のための施策として政府主導で推進されたテレワークは、育児や介護をはじめとする私生活と仕事のバランスを保つための有効な施策としても認知されるようになり、こうした観点からも推奨されるようになってきました。
様々な働き方を選択できる労働環境を整えることは、社員の側だけでなく、企業側にとっても多くのメリットがあります。
多様な働き方が可能な労働環境の整備は、まさに今の総務部門に求められる重要な課題なのです。
総務部門としては、社員が仕事を「いつでも、どこでも」できるような環境を整える必要があります。
また、チーム内でのコミュニケーションが取りにくいことや、悩みや問題を抱えている社員がいても気がつきにくいことなど、在宅勤務のデメリットを緩和することにもコミットする必要があります。
働き方が変われば、これまでには考えられなかった労働に関する諸問題が発生する可能性は否定できません。
そのような事態に対処し、従業員が働きやすく、同時に会社全体の利益を拡大していけるような労働環境を整備することこそが、これからの総務部門に求められる業務なのです。
業務範囲の広さと人材不足への対応
総務業務は、オフィスファシリティに始まり、備品管理、会社の行事開催、BCP対策にいたるまで、業務内容が多岐にわたります。
これら1つひとつに時間をかけなくてはならないような状況では、、日々の作業をこなすことだけで精一杯になり、業務の質を高めていくことは困難でしょう。
総務部門に作業のスピードアップや質の改善、さらにこれまでにはなかったテレワークを含む多様な働き方ができる環境の整備までを求めるのであれば、当然ながらそれなりの人員や予算の確保が不可欠です。
しかし、総務はバックオフィスの仕事であることから、コストセンターと捉えられがちだという現状があります。
そのため、業務が広範囲にわたり、またその量も多いにもかかわらず、必要な人員が配置されず人手不足が生じることも珍しくありません。
既存の総務業務の遂行に加えて、新たに会社の価値向上に繋がるような施策を行うには、この人手不足を乗り越えるところから始める必要があるでしょう。
人手不足の改善に向けては、DXの第一歩目である「デジタル化できる業務はデジタル化する」だけでも、大きな影響をもたらすことが期待できます。
デジタル化したことにより効率化された業務で浮いた分の人的リソースを、より重要性の高く、人にしかできない業務に割り当てることによって、総務部門が抱える広範囲の業務を高いクオリティで行うことができるようになると考えられます。
デジタルツールの活用により業務効率化の工夫を行うことで人手不足を補い、既存業務を滞りなく遂行するだけでなく、より会社にとって価値のある総務業務を提供できる環境を創り出すことは、総務業務をDXする大きな目的の1つです。
SDGsやCSR、BCPへの対応
近年、SDGs（Sustainable Development Goal：持続可能な開発目標／以下：SDGs）への取り組みの一環として、また、CSR（Corporate Social Responsibility：企業の社会的責任／以下：CSR）の観点からも、企業における「カーボンニュートラル」に関する取り組みが注目を集めています。
業種にかかわらず、どんな企業でもできるカーボンニュートラルに向けた取り組みとして、まずは冷暖房の温度管理や照明の明るさの変更などによって無駄なエネルギーを消費しないことがあげられます。
この他にも、1つひとつは小さな取り組みではありますが、オフィスに勤務する従業員1人ひとりが意識するだけで取り組めることは少なくありません。
こうした節電管理などを行う際には、電力消費をデジタル管理し、見える化することは重要な施策となります。
地道な取り組みであってもこうした小さな一歩を着実に積み重ねていくことが、信頼される企業であり続けるために不可欠なのです。
こうした取り組みの重要性を従業員に周知徹底させ、オフィスの状況を適切に管理していくのも総務部門の大切な業務です。
また、地震や台風などの災害発生時には、会社の事業継続を実現させるBCP（事業継続計画）を実施するための対応も必要でしょう。
こうした備えと、緊急時の対応も総務部門が担う重要な役割です。
SDGsやCSRといった会社としての社会的責任を果たし、企業価値向上に繋がる取り組みに対応するためには、社員や関係各所への伝達方法など、IT技術を使ったほうがより効率的に行える事は多いはずです。
総務業務DX推進への課題
総務業務のDX推進においては多くの企業が直面するいくつかの課題が存在します。
続いては、具体的にどのような課題があるのかを整理していきます。
DX予算の捻出
コストセンターと捉えられがちな総務部門では、DX推進のためのツール導入費用の予算を捻出することが課題となることが多いようです。
経理部門がDX推進に取り組もうとしても、裏づけとなる予算が承認されなければ、絵に描いた餅でしかありません。
予算確保の課題を乗り越えるためには、総務業務のどの業務に対してツールを導入すれば、どれだけ業務効率化に繋がるかを整理し、ツールの導入がどのような価値を生み出すかを明確にしておく必要があります。
つまり、予算の妥当性をわかりやすくわかりやすく説明できるようにしておくことが求められるのです。
総務部門のDX推進が会社全体にも利益をもたらす取り組みだという理解が得られれば、予算を捻出することに対する社内の理解を得ることができるでしょう。
総務部門DXは、「仕事を楽にする」単なる業務の効率化ではなく、より積極的な経営参画ができる総務部門へ生まれ変わるという明確なビジョンを、総務担当者だけでなく経営陣と共有することが、DX推進の具体的な取り組みを始める前に乗り越えなければならない重要課題なのです。
業務の属人化
総務部門が扱う業務内容は幅広く、総務部門の従業員全員がすべての業務の実務面について詳細を把握することは極めて困難です。
実際、多くの企業の総務部門では、「直接の担当者しか実務の状況を把握できていない」という状況が起こっています。
総務は、他の部門と比べても、こうした業務の属人化が起こりやすい部門です。
このような状況では、総務部門の業務全体を見たときに、どの部分をデジタル化すべきかや、ツールを導入すればどのような効果があるかを把握することはできません。
DXに取り組むための前段階として、まずは総務業務の棚卸しを行い、誰がどの業務を担当してどのように対応しているかといった情報をリストアップし、可視化して誰もが把握できるようにする必要があるでしょう。
業務の属人化を解消し、見える化することもDX推進に取り組む前に乗り越えなければならない課題です。
業務フロー変更に対する抵抗
総務部門がデジタルツールを導入することは、社内で長年にわたって慣れ親しまれてきた業務フローを変更することに繋がる場合があります。
しかし、これまでのやり方を変更するという事は、長期的には会社組織全体にメリットがある施策であっても、導入時には混乱を招く懸念もあり、他部署の業務に影響を及ぼすことも少なくありません。
そのため、業務フローの変更を行う明確な理由やメリットの提示ができなければ、経営陣や他部署の社員の理解を得られない可能性もあるでしょう。
まずは何のために業務フローを変更するのか、どうして変更が必要なのかという目的や理由を、社内に周知徹底するところから始める必要があります。
会社全体の理解を得られるように取り組むことも、総務業務のDX推進には避けて通れないハードルなのです。
The post 【総務のDX】総務業務にDXが必要な理由と推進の5ステップ｜導入ツール例 first appeared on DXportal.
