青学がワークフローツール導入、年間4500枚もの申請書を電子化

学校法人青山学院は、住友電工情報システムが提供する電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII(らくらくワークフローツー)」を導入し、大規模かつ複雑な組織体制に起因していた紙の申請書管理を大幅に効率化しました。幼稚園から大学までを有する総合学園として、多様な手続きや申請が生じる青山学院では、年間約4,500枚にのぼる紙の申請書を電子化することに成功し、事務部門の問い合わせ対応にかかる時間や手間の削減にも大きく貢献しています。

青山学院では、幼稚園から高等学校・大学と続く一貫教育校特有の組織構造が非常に複雑であるため、これまで紙ベースの申請書類の仕分けや確認に多大なコストがかかっていました。こうした課題を解消するため、ワークフローシステムの導入を検討し、複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点から「楽々WorkflowII」を選定しました。

特に導入の決め手となったのは、申請フォームや承認経路の作成を簡単に行えることに加えて、高機能な検索オプションである「ハイパー全文検索」が利用できる点です。思いついたキーワードやあいまいな表現であっても添付ファイルの内容を含めて高速に検索できるため、必要書類を迅速に探し出すことができ、今まで事務部門に集中していた問い合わせ対応が大幅に削減される見込みです。

さらに、楽々WorkflowIIは電子帳簿保存法(電帳法)への対応において、取引関係書類の「スキャナ保存」「電子取引」両方のJIIMA認証を取得しています。そのため、紙で受領する書類だけでなく、電子データとしてやり取りする書類も適正に管理・保存できる点が高く評価されており、今後の業務効率化をより強固に支えています。青山学院では、電子署名システムなど新たなシステムとの連携も視野に入れ、さらなる利便性の向上を目指しています。

青山学院は2017年に策定した「新経営宣言 Be the Difference」に基づき、教育・研究活動だけでなく、経営の高度化にも取り組んできました。2024年には創立150周年を迎え、大学新図書館棟「大学18号館(マクレイ記念館)」も竣工しています。こうした節目を迎えるなかで、「楽々WorkflowII」をはじめとするITソリューションの導入が、教育体制や研究活動のさらなる充実化を後押しすると期待されています。

レポート／DXマガジン編集部折川