上司とのコミュニケーションに隠されたニーズと“関係改善のコツ”を徹底解説
対人スキルの未熟さや年齢による考え方の違いなどから、職場内で上司とのコミュニケーションに悩んでいるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
友人同士なら、お互いに言いたいことがあるときは、さまざまな意見をぶつけ合うことで、融和を図ることができます。
しかし、上司と部下の関係性においては、どうしても部下は上司に意見が述べづらく、一方的に不満を募らせることが多くなり、その結果、ますます上司との関係性が悪化してしまうのです。
本稿では、部下の視点から上司とのコミュニケーションを改善することで得られるメリットや、関係性の中の隠されたニーズを明らかにしつつ、上司とのコミュニケーションを改善するコツを7つ紹介します。
上司とのコミュニケーションを改善するメリット
ここからは上司とのコミュニケーションを改善することで、部下が得られるメリットを3つ厳選してご紹介します。
①仕事がスムーズに進む
内心では不満に思っている上司の指示を受けつつ、一日中いやいや業務をこなし続ける。これを毎日継続するのは、なかなか辛いものがあります。
しかし、勇気を出して、自分から積極的にコミュニケーションを取るようにすれば、上司からのアドバイスが受けやすくなりますし、困難な仕事もスムーズに進められるようになり、自分の評価が高まる可能性もあります。
つまり、嫌な上司だと思ってしまうのは簡単ですが、関係改善で得られるメリットの方を先に考え、まず部下の側から、上司に対してアクションを起こすことで、最終的には仕事上のメリットを多く享受できるのです。
②相互の信頼が深まる
上司と部下の関係性が改善されれば、相互の信頼が深まり、職場内もポジティブな雰囲気に変わる可能性があります。
例えば、上司と部下に一体感が生まれて部内の業績が好転し、その結果として直属の上司が1つ上のポストに昇進すれば、今まで自分が居たポストに一番信頼できる部下を推すという話も、一般的には珍しくありません。
このように、上司とのコミュニケーションを密にして相互信頼が深まると、それだけ部下として得られるメリットは大きくなります。
しかし、現在は「出世は望まない」という会社員も多いです。
その場合でも、相互に信頼できる親しい上司が居れば、自分が希望するポストに就ける可能性が高くなります。また、将来的に転職や独立をした場合にも、その上司との関係を、自分の人脈として活用できる可能性があるので、出世を望まない場合においても、相互の信頼関係を深めておくことは非常にメリットが大きいといえるでしょう。
③仕事の幅が広がる
一般的な上司は、自分とのコミュニケーションを重視する信頼の厚い部下に、より重要な仕事を割り振る傾向があるので、任せられた部下は、仕事の幅が広がる可能性があります。
ただしこれは、上司が部下に、仕事を次々に押しつけるという話ではありません。それでは部下が潰れてしまい、元も子も無くなってしまいます。
あくまで、上司は部下の力量を見極めながら、相互にコミュニケーションを取りつつ「力量に見合った適切な範囲の仕事をさせる」という話になるはずです。
これを部下の視点で見ると「自分のスキル磨きつつ、仕事の幅が大きく広がるチャンス」ということになり、無事に仕事をやり遂げれば、上司から更に大きな信頼を得られる可能性があるのです。
上司とのコミュニケーションで「隠されたニーズ」を知る
隠されたニーズとは、部下の目線から上司が「何を望んでいるのか？」を推測して考え、知ることを指しています。
これらを事前に知っておくことは、上司とのコミュニケーションを効果的に促進し、関係改善に役立ちます。
部下のやる気を高めたい
やる気のない部下が数多くいる職場というのは、そのこと自体が「上司にマネジメント能力がないこと」を表す指標になってしまうことがあります。
そうならないよう、上司は、何とかして部下のモチベーションを高めつつ、実際の業績に繋げたいと考えています。
部下を早く育成したい
現在は、ビジネス環境の多様化に伴い「即戦力の活用」が、さまざまな業種で求められています。そのため、多くの上司は直属の部下を、一刻も早く優秀な人材に育てあげることが、急務とされているのです。
例えば、何とか部下を早く成長させたいと思う上司は、部下の疑問に対し、適切なアドバイスで答えようと思っていますが、部下の側に「疑問を解消したいという意思」がなければ、上司とのコミュニケーションは成り立ちません。
要するに、部下は「待ちの姿勢にならないこと」が重要です。疑問が些細なことであっても、自分で解決できない場合は、「上司に相談してアドバイスを受ける」という会話のキャッチボールが重要になります。
また、疑問を上司にぶつける際には、何でも闇雲に聞くのではなく「このように業務を行った結果、この部分がうまくできません。何かご意見はありませんか？」という具合に、焦点を絞り、自分なりの意見を持ちつつ、前向きな姿勢で質問することが大切です。
業務上の問題を素早く解決したい
上司は業務上の問題を素早く解決しないと、自分の人事評価にも直接影響が出てくるため、失敗を重ねた部下には、重要な仕事を任せられなくなることがあります。
しかし、このような状況が続けば、部下のモチベーションが低下すると共に、上司と部下の間に深刻な分断や確執が生まれ、職場の業務効率が大幅に下がる恐れがあります。
この事態を部下の立場から解消するためには、上司とのコミュニケーションを重視しながら、同僚も含め、職場内の相互連携と相互理解を深めていく必要があるでしょう。
例えば、部下が上司に会議を提案し、いまある問題点を提起しながら、上司と部下の双方が、歩み寄れる着地点と改善点を探し出します。このような議論を冷静に繰り返すことが、具体的な問題解決案を導き出すきっかけとなる可能性があります。
上司とのコミュニケーションを改善するコツ７選
ここからは部下の目線で、上司とのコミュニケーションを改善するコツを、7つご紹介していきます。
①しっかりと挨拶をする
日頃のしっかりとした挨拶はビジネスマンの基本です。逆に挨拶ができない部下は、それだけで上司からの評価が大きく下がってしまいます。
挨拶の仕方も「おはようございます」と無表情で言うより、上司の目を見ながら、笑顔で「おはようございます」と言ったほうが印象はより良くなります。
また挨拶は上司に対してだけではありません。上司が同席しているときの、顧客や同僚に対する対応や挨拶は「常に見られていること」を忘れないようにしましょう。
②こまめなホウレンソウを心がける
ホウレンソウとは報告、連絡、相談の3つを指しています。これらを上司とのコミュニケーションの中で、こまめに心掛けることが、上司との関係性を改善する大きな力になるのです。
例えば、部下の側に明確な裁量権が無いにもかかわらず、上司に業務の進捗状況をろくに報告もせず、部下のあなたが独断で業務を進めてしまったら、上司はどのように思うでしょうか？
独断が成功して業績が上がったとしても、上司はあなたを信用しなくなり、相互の信頼関係に大きな影響を及ぼす恐れがあります。
基本的にこのような独断専行は、会社組織では厳禁とされており、むしろ上司に逐一報告を入れつつ相談し、個別の判断を仰ぎながら、慎重に仕事を進める必要があるのです。
③何かを伝えるときは5W1Hを意識する
5W1Hとは、いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（how）行うのかという、5つのWと1つHの頭文字を組み合わせて表した言葉で、これらを押さえれば、物事を具体化して明確に伝えられるようになります。
④結論から話す
上司とのコミュニケーションでは、結論から先に話すことがとても重要です。
例えば、自分が上司の立場で、失敗の言い訳ばかりを先にくどくどと喋り、肝心の「なぜ失敗したのか？」という結論をのらりくらりとして話さない部下が居たとしたら、あなたはどう思いますか？
つまり、どのような会話でも同じですが、結論を先に話さず意図的に引き伸ばすと、相手はイライラしてくるのです。
対して結論から先に話せば、会話の内容全体が自然に明確となり、上司が忙しいときでも、業務報告を短く簡潔に済ませることができます。
⑤上司の人となりを知る姿勢を持つ
人となりとは、その人が持っている生まれつきの人柄や、個性を指した言葉ですが、上司は管理上の必要性から「部下の人となり」を、なるべく知ろうと努力する人が数多くいます。
しかし、部下の側から上司の人となりを詳しく知ろうとする人は少なく、これが意外な盲点なのです。
傲慢で付き合いづらい上司が居たとしても、その人となりがわかるようになれば、自然と対処の方法もわかるようになり、関係を改善できる可能性が出てきます。
人となりを知るには、上司とのコミュニケーションを積極的に行うことが一番ですが、それが難しい場合には、上司の日頃の行動を注意深く観察しましょう。
長所や短所、向き不向き、得意不得意などの人となりを、十分に把握できるようになれば、その上司が何を望み、何を不満に思っているのかなどが少しずつわかるようになり、具体的な対応策も見えてくるはずです。
⑥前向きな姿勢を心がける
ビジネスにおける前向きな姿勢とは「相手に誠意を見せつづける」という意味合いが、強くあります。
返事だけが「はい！」と元気がよくても、言われたことができていない部下は、上司から誠意がないと判断されます。しかし、自分のできないことを正直に上司へ報告する部下は、誠意があると判断されるでしょう。
つまり前向きな姿勢とは、「常に誠意のある行動を心がける」ということで、これを上司とのコミュニケーションの中でどのようにアピールしていくかが、重要なポイントになります。
⑦食事をともにする
仕事の合間の昼食は、緊張が解け、ホッとできる瞬間であると共に、相互の信頼関係を深めることができる貴重な機会でもあります。
上司がよく昼食を食べに行く店を事前に調べて置き、さも偶然のように上司と隣り合って座れば、それだけで好きな店や好きな食べ物というお互いの嗜好が共有できるため、上司はその部下に対して、興味を抱くようになるでしょう。
そのあとは、昼食を食べながら会話も弾むでしょうし、そういうことが重なれば、上司からの信頼も自然と得られるようになるはずです。
上司とのコミュニケーションは一層難しくなる
現在は政府が推進する働き方改革の影響により、国内企業のテレワーク化が進み、上司と部下のコミュニケーションが一層難しくなる可能性があります。
例えば、テレワークで部下が上司に連絡を取る場合は、口頭で伝えられないため、主に電話やメールを使う必要があります。
しかし、文字入力に慣れていない年配の上司などは、メールではなく、電話連絡を希望することが多くなり、部下は上司とのコミュニケーションをうまくできない状況が生まれるのです。
ビジネスチャットで綿密なコミュニケーションを実現
理想的なテレワーク環境の実現には、やはりビジネスチャットの導入が一番の早道です。
なぜなら機能性の高いビジネスチャットは、通常のチャット機能に加え、相手の顔を見ながら話せるビデオ通話や、音声通話機能が標準装備されていることが多く、文字入力が苦手な上司でも、部下とのスムーズで緊密なコミュニケーションが可能だからです。
これらの機能は、複数人が同時に使えると共に、任意のアクセスレベルを付与したり、グループ分けが可能なツールもあり、通常の業務連絡やオンライン会議のほか、メンバーを厳選した、機密性の高い会合も実施できます。
また入力した文字や、取り交わした音声、ビデオ通話の動画などは、全てセキュリティレベルの高いクラウドサーバー上に履歴として残せるツールもあり、情報漏えいやコンプライアンス上の問題も、クリアしやすくなるでしょう。
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