経理業務のDX｜インボイス制度の導入とデジタルインボイスの可能性
2023年10月1日からスタートしたインボイス制度。この制度は、インボイスに適応した請求書を発行を義務付けられた側だけでなく、受け取る企業にも大きな変化をもたらしました。
インボイス制度は消費税の適正な徴収を目的としていますが、同時に企業に新たな課題を課すことになったのです。
経理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション／以下DX）推進は、こうしたインボイス制度で煩雑になる事務手続きを解消してくれる可能性を秘めています。
特にデジタルインボイスの導入は、インボイス制度の課題解決だけではなく、経理業務の効率化と透明性の向上に寄与することが期待されるテクノロジーです。
そこで本記事では、インボイス制度がもたらす企業への課題と、デジタルインボイスの導入によるDXの効果を解説します。
インボイス制度の対応に悩まれている全ての企業様は、どうぞ最後までお読みください。
インボイス制度がもたらした受領側の負担
インボイス制度の話題では、発行者側の問題が注目されがちですが、請求書を受け取る側（支払い側）の企業にも大きな負担を強いられます。
インボイス制度に対応するために、仕入税額控除の計算業務が複雑化し、実務に大きな影響が出ることが考えられます。
特に支払件数が多い企業においては、インボイスに対応した事務処理に膨大な手間が増えてしまうため、手作業では対応できない可能性もあるのです。
紙の請求書やスキャンしたPDFデータのやり取りを前提としたアナログな業務プロセスをそのままにしてきた企業では、インボイス制度への対応が大幅な負担増になってしまうでしょう。
具体的に増加する負担内容は、大きく分けて次の3つが考えられます。
- 確認事項が増えた受領時の処理
- 複雑化した消費税の会計処理
- 膨大になった証憑の保管
確認事項が増えた受領時の処理
インボイス制度は、適格請求書（インボイス）の記載要件に対応した請求内容でなければ、消費税の仕入税額控除が認められないという制度です。
売上にかかる消費税から仕入にかかる消費税を控除した額を算出して納税（または還付）する仕組みになっています。
これまでは個人事業主などの年間売上1,000万円以下の企業に対しては、課税事業者登録していない場合であっても仕入税額控除を受けることができていました。しかし、インボイス適用後は免税事業者への支払いに関しては、仕入税額控除を受けることができなくなったのです（期間優遇措置あり）。
仕入税額控除が不可能になるということは、受け取る企業側にとって消費税の負担が大きくなることを意味します。
適格請求書として認められるためには、従来の請求書要件に加えて以下の記載が必要です。
- 事業者登録番号
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
経理担当者は、請求書の受領時に、事業者番号の有無によって請求書を振り分け、税率ごとの消費税及び適用税率の適用を計算したり、記帳方法を分けたりといった、これまでには必要なかった作業が増えました。
また、請求書がしっかりインボイスの要件を満たしているかの確認や、事業者番号の誤りがないかを適格請求書発行事業者公表サイトでチェックする必要が出てきたのです。
従来であれば、単に請求書の内容と金額などを確認するだけで良かったところが、受け取った請求書の1つひとつが適格請求書の要件に満たしているかなど、請求書受領時の確認事項が大幅に増えてしまいました。
複雑化した消費税の会計処理
さらに、新しいインボイス制度の導入により、消費税の会計処理が複雑化しています。
証憑ごとに消費税区分を判断する必要が生じたため、経理の現場では記帳パターンが増加し、ミスが発生するリスクを高めています。
インボイス制度開始後の基本的な消費税区分は以下の通りです。
- 仕入税額控除対象の課税仕入 10%
- 控除対象外の課税仕入 10%
- 仕入税額控除対象の課税仕入 8%
- 控除対象外の課税仕入 8%
さらに、経過措置として免税事業者からの仕入に関して、仕入税額相当額の一部を仕入税額として扱うことが可能になったことにより、以下の区分が追加されます。
- 経過措置 80% 控除対象の課税仕入 10%
- 経過措置 80% 控除対象の課税仕入 8%
- 経過措置 50% 控除対象の課税仕入 10%
- 経過措置 50% 控除対象の課税仕入 8%
このように、インボイス制度の下での消費税の会計処理は、従来よりも複雑な判断が要求されるようになっているのです。
膨大になった証憑の保管
加えて、インボイス制度の導入により、保管する必要がある書類が大幅に増加しました。
特にこれまで保存が不要だった3万円未満の領収書も、インボイス制度導入後は保存しなければ仕入税額控除を受けられなくなっています。
インボイス制度対応は請求書処理だけでなく、旅費交通費や接待交際費などの経費精算業務にも影響を及ぼすため、経理部門で保管すべき証憑の量が大幅に増加しました。
また、適格請求書の証憑は請求書や領収書だけに限らず、要件を満たすために納品書や他の書類など複数にまたがる場合もあります。
税務上証憑の保管期限は7年間、場合によっては10年間の長期保存が必要なため、紙で保管する場合は、保管場所の確保や管理コストの増加といった課題が生じるでしょう。
待ち受ける電子帳簿保存法への対応
2024年1月から始まる電子帳簿保存法は、企業に新たな課題をもたらします。
この法律により、原則として電子データで受け取った請求書類は印刷して保管することができなくなります。
紙ベースで管理してきた企業は、新しいシステムを導入せざるを得ず、そのためには金銭的にも、人的にもコストがかかります。
他方で、電子データの保存・管理は、インボイス制度との相性が良く、これをきっかけに、紙の書類からデジタルデータへの移行を進めていけば、中長期的には効率的な文書管理が可能になります。
つまり、インボイスのデジタル化は、これからの時代において必須の取り組みと言えるでしょう。
電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
保存要件は次の3つに区分され、それぞれに保存の要件が異なります。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、コンピューターやその他の電子的手段を用いて作成された、国税関係の帳簿書類をデータとして保存することを認める制度です。
紙ベースで管理してきた企業にとっては「押し付けられた制度」に映るかも知れませんが、上手く活用することができれば企業側にとってメリットの多い仕組みになっています。
会計ソフトなどを使用して作成された「国税関係帳簿」「決算関係書類」「自己発行の取引関係書類」などが対象となります。
この制度により、企業は帳簿書類の管理と保管をより効率的かつ安全に行うことができるようになります。
スキャナ保存
スキャナ保存は、自ら作成した紙の書類や取引先から受け取った紙の請求書などを、スキャンして電子データとして保存するといった特定の要件を満たすことを条件に認める制度です。
この制度では、スキャナを使用してのスキャンだけではなく、スマートフォンやデジタルカメラを用いて撮影した、画像ファイルによる保存も可能です。
電子化された書類は、紙の原本を保管する必要がなくなるため、企業の文書管理がより限られたスペースで効率的に行えるようになります。
また、電子データとして保存された書類は、検索やアクセスが容易になるため、業務の迅速化にも寄与するでしょう。
電子取引
電子取引に関する規定は、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく電子データで記録し、その後も電子形式で保存することを義務付けるものです。
この規定により、企業は取引に関連する文書を紙の形ではなく、電子的な形式で管理することが求められます。
書面の内容としては注文の発注、契約の締結、請求書の発行など、取引に関わるあらゆる文書が含まれます。
電子取引の規定は、特定の要件を満たすことができれば、企業にとっては取引の迅速化、効率化、そして透明性の向上に寄与する重要な要素になるでしょう。
電子帳簿保存法への対応における課題
このように電子帳簿保存法が認める電子データの保存・管理は、インボイス制度による事務負担を軽減する可能性を持っている一方、いくつかの課題をはらんでいます。
企業が、直面する具体的な課題は次の4つです。
- システムの整備と更新
- データのセキュリティとプライバシー
- 従業員のトレーニング
- 法規制の遵守
電子帳簿保存法に準拠するためには、適切なITインフラとソフトウェアの導入が必要です。これには初期投資と継続的なメンテナンスが求められるため、特に中小企業にとっては大きな負担になってしまうでしょう。
また、デジタルデータの安全な管理とセキュリティ対策は重要であり、データ漏洩やサイバー攻撃からの保護が不可欠です。
さらには、新しいシステムの効率的な活用のためには従業員のトレーニングと教育が求められますし、法規制の遵守にも法的要件の正確な理解と適切な対応が必要です。
これらの課題を全て解決していくためには、特に小規模企業や小規模事業者では自社のみでの対応が難しくない場合は少なくありません。場合によっては、外部専門家の支援が必要となることもあるでしょう。
デジタルインボイス導入によるDXが解決の糸口
インボイス制度の導入により複雑化・煩雑化した経理処理を効率的に処理していくためには、経理のDXが必要となってきます。
デジタルインボイスの導入は、インボイス制度や電子帳簿保存法によって複雑化する事務処理をDXで解決するための重要なカギとなるでしょう。
デジタルインボイスは、請求業務のみならずバックオフィス業務の根本的な変革を促し、業務の効率化、透明性の向上、税務コンプライアンスの強化を実現させる可能性があるテクノロジーです。
デジタルインボイスとは
デジタルインボイスとは、請求業務におけるシステムでの自動処理を前提とした構造化されたシステムツールです。
デジタルインボイスの導入は、紙で行っていた業務をデジタルに置き換える単純な「経理業務のデジタル化」を超えて、業務プロセス自体をデジタルを前提に根本から構築し直すことで、業務の効率化を図ることができます。
例えば、請求から支払い、入金消込みなどの会計・税務業務をデジタルデータで繋ぐことにより、紙ベースの業務から脱却したバックオフィス業務全体の効率化を実現します。
つまり、デジタルインボイスを活用することで、バックオフィスの生産性を向上させて新しい価値や利益を生みだすことが期待できるのです。
また、デジタルインボイスは、データの自動入力を可能にし、手作業による時間の浪費とエラーを減少させます。
生産性が向上した経理スタッフは、より戦略的な経営サポート業務に集中できるようになるでしょう。
さらに、請求プロセスのデジタル化は、契約や受発注など請求段階以前のプロセスのデジタル化を促進し、取引に関わるビジネスモデル全体のDXを推進しやすくなります。
デジタルインボイス導入の効果
デジタルインボイスの導入は、現代のビジネス環境における業務の効率化と自動化の重要なステップです。
ここでは、デジタルインボイスがもたらす主な効果について解説します。
エラーチェックの容易化
デジタル化されたインボイスは、エラーの自動検出や修正を容易にします。
これまでの手作業では防ぎきれなかったデータ入力時のヒューマンエラーの発生を、最小限に抑えることが期待されます。
データの透明性と追跡可能性の向上
デジタルインボイスは、取引の記録を1つひとつデータで記録していく仕組みです。これにより、取引内容の透明性が担保され、かつデータの流れを追跡することが容易になります。
透明性と追跡可能性が向上することにより、これまでは大きな負担が掛かっていた監査や税務調査の際の情報検索なども、迅速かつ簡潔に行うことができるでしょう。
税務コンプライアンスの強化
デジタルインボイスは、税務上の要件を満たすための正確な記録を実現します。
そのため、税務上の法律違反が発生するリスクが減少し、企業の信頼性を高めることに寄与します。
経済的なコスト削減
デジタルインボイスは、印刷、郵送、保管など全てのプロセスをデータ上で完結できるシステムツールです。
そのため、紙書類でインボイスを扱う場合と比べて、業務に関わるコストを大幅に削減できるため、企業としての利益率向上にも貢献できるようになるでしょう。
まとめ〜インボイス制度はDX推進のチャンスと捉えよう！
本記事では、インボイス制度の導入に伴う課題と、それに対応するデジタルインボイスの導入の効果について詳しく解説しました。
インボイス制度の導入は、多くの企業にとって新たな課題をもたらす一方で、従来の業務プロセスを見直す契機となり、経理業務を含めたDXを進める絶好の機会ともなり得ます。
特にデジタルインボイスの導入は、インボイス制度や電子帳簿保存法の課題に対処するだけの対処療法ではありません。有効活用できれば、経理業務のみならず、企業全体のDXを推進し、業務の効率化と透明性の向上を実現する道を拓くでしょう。
プロセスをデジタル化することで企業のデータ管理と分析能力を高め、より戦略的な意思決定がサポートされます。さらに、データの透明性と追跡可能性が向上することで、リスク管理と監査のプロセスも効率化されるのです。
インボイス制度は様々な企業に大きな混乱をもたらしていますが、デジタルインボイス導入は、デジタル化の波に乗り未来への道を切り拓くためのチャンスともなり得るのです。
「経理業務が複雑化し手間ばかりが増えた」と感じている人も少なくないかも知れませんが、良し悪しはさておき、既にスタートしてしまった制度である以上は、これを積極的に「好機」と捉えてDXを推進させるほうが、今日のビジネス環境にあった未来志向の考え方と言えるでしょう。
ぜひとも貴社におかれましても、この機会を活用して革新的なデジタル戦略を推進することで、企業の競争力を高め、持続可能な成長の実現を目指してみてください。
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